Rada Nadzorcza w spółce akcyjnej po nowelizacji Kodeksu spółek handlowych. Co się zmieniło?

Uchwalona ostatnio przez Sejm nowelizacja Kodeksu spółek handlowych (ustawa z 9 lutego 2022 r.), która wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, oprócz wprowadzenia do polskiego ustawodawstwa regulacji dotyczących grupy spółek (tzw. prawa holdingowego) ma również na celu wzmocnienie, przynajmniej w założeniu, roli organu jakim jest rada nadzorcza w procesie nadzoru nad funkcjonowaniem spółek kapitałowych. Co się tyczy spółki akcyjnej, to generalnie można powiedzieć, że nowe przepisy z jednej strony doprecyzowują dotychczasowe kompetencji rady nadzorczej, a z drugiej zwiększają możliwości oddziaływania rady nadzorczej w procesie nadzoru nad działalnością spółki. Celowi temu służyć ma między innymi rozszerzenie dostępu rady nadzorczej do informacji dotyczących spółki akcyjnej, możliwość wyznaczania doradców do zbadania określonej sprawy dotyczący działalności spółki lub jej majątku w celu przygotowania analiz lub opinii, które następnie, pod pewnymi warunkami, mogą być udostępniane akcjonariuszom. Ponadto nowe przepisy doprecyzowują przepisy umożliwiające delegowanie członków rady nadzorczej do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych oraz umożliwiają ustanawiania doraźnych lub stałych komitetów rady nadzorczej, składających się z członków rady nadzorczej do pełnienia określonych czynności nadzorczych.

Nowe przepisy określają również zasady raportowania przez doradców oraz członków komitetów radzie nadzorczej z podejmowanych czynności oraz ich wyników. Niezależnie od rozszerzenia uprawnień rady nadzorczej nowe przepisy nakładają na zarząd spółki akcyjnej, bez odrębnego wzywania, obowiązek informowania rady nadzorczej, w określonych ustawowo terminach (art.3801§ 3 ksh) , o określonych zdarzeniach dotyczących spółki. I tak w świetle nowych regulacji zarząd spółki akcyjnej zobowiązany jest do udzielania radzie nadzorczej, bez dodatkowego wezwania, informacji o :
a) uchwałach zarządu i ich przedmiocie,
b) sytuacji spółki, w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia sprawa spółki, w szczególności obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym,
c) postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, przy czym powinien wskazywać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw,
d) transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, w tym jej rentowność lub płynność,
e) zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki.

Oczywiście jest to znaczne rozszerzenie możliwości dostępu rady nadzorczej do informacji dotyczących spółki. Nie oznacza to jednak, że dotychczas takich możliwości nie było, bo przepisy nie zabraniały rozszerzenia kompetencji rady nadzorczej w statucie. Jeśli zatem taka było wola akcjonariuszy kompetencje rady nadzorczej mogły być rozszerzone w statucie. Jedynym mankamentem nowej regulacji jest natomiast to, że statut spółki może wyłączyć lub ograniczyć obowiązki informacyjne określone powyżej.
Należy oczywiście zaznaczyć, że nowe przepisy nie tylko przyznają radzie nadzorczej dodatkowe uprawnia ale również doprecyzowują dotychczasowe obowiązki rady nadzorczej jak również nakładają na nią nowe zadania. Jak wiadomo do obowiązków rady nadzorczej spółki akcyjnej należą :
1) ocena sprawozdań, o których mowa w art.395 § 2 pkt 1 ksh, w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym,
2) ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty,
3) sporządzanie oraz składanie walnemu zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).
Obowiązek sporządzania i składania walnemu zgromadzeniu sprawozdania rady nadzorczej istniał już w dotychczasowych przepisach więc nie jest to nowość. Inna sprawa, jak wymóg ten był realizowany w praktyce. Nowe przepisy precyzują ten obowiązek i dookreślają wymaganą, minimalną, treść tego sprawozdania. Zgodnie z dodanym przepisem art. 382 § 31 ksh sprawozdanie rady nadzorczej powinno zawierać, co najmniej :
(i) wyniki oceny, o których mowa w pkt. 1 i 2 powyżej,
(ii) ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stasowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzkiem, zapewnienia zgodności z działalności z norami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego,
(iii) ocenę realizacji przez zarząd obowiązków przekazywania radzie nadzorczej informacji, o których mowa w art. 3801 ksh,
(iv) ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień żądanych od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce w zawiązku z wykonywaniem przez radę nadzorczą swoich obowiązków,
(v) informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego (chodzi wynagrodzenie doradców rady nadzorczej powoływanych w trybie art.382 1 ksh).
Pewnej modyfikacji uległy również przepisy określające zasady przekazywania radzie nadzorczej informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień żądanych przez radę nadzorczą w związku z wykonywaniem przez radę nadzorczą obowiązkami nadzorczymi. I tak dokumenty te i informację mają być przekazywane radzie nadzorczej nie późnej niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że rada nadzorcza określi dłuższy termin na przekazanie informacji. Jednocześnie zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądnych przez nich informacji, dokumentów lub sprawozdań.
Nową regulacją na gruncie kodeksu spółek handlowych jest natomiast dodany przepis art. 382 § 7 ksh, zgodnie z którym w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe podlega ustawowemu badaniu, rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego, o terminie posiedzenia którego przedmiotem są sprawy związane z oceną sprawozdania finansowego oraz sprawozdana zarządu z działalności spółki. Spółka zobowiązana jest do zapewnia uczestnictwa kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej a w trakcie takiego posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.
Kolejną zmianą jest wprowadzenie wymóg uzyskania (za wyjątkiem spółek, których co najmniej jedna akcja dopuszczona jest do obrotu na rynku regulowanym oraz spółek należących do grupy spółek ), zgody rady nadzorczej, na zawarcie przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną transakcji, której wartość zsumowaną z wartością transakcji zawartych z tą samą spółka w okresie roku oborowego przekracza 10% sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki, chyba że statut stanowi inaczej.

Spośród pozostałych zmian dotyczących rady nadzorczej w spółce akcyjnej należy wskazać między innymi na :
– podkreślenie roli przewodniczącego rady nadzorczej w procesie organizacji prac rady nadzorczej,
– możliwość odbywania posiedzeń rady nadzorczej bez formalnego zwołania, a także podejmowania uchwał w sprawach nie objętych porządkiem obrad, jeżeli wszyscy członkowie rady wyrażą na to zgodę,
– nałożenie na członków rady nadzorczej, przy wykonywaniu swoich zadań obowiązku dochowania należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochowania lojalności wobec spółki,
– zakazu ujawniania tajemnicy spółki, także po wygaśnięciu mandatu,
– doprecyzowanie spraw dotyczących kadencji rady nadzorczej, które będzie teraz obliczana w pełnych latach obrotowych, chyba że statut stanowi inaczej,
– zmodyfikowania dotychczasowej treść art. 483 ksh poprzez uchylenie § 2 i zastąpienie go § 3 zgodnie z którym – członek rady nadzorczej nie narusza obowiązku dołożenia należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępuje w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii. Które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Reasumując wprowadzane zmiany w funkcjonowaniu rady nadzorczej w spółce akcyjnej, poza kilkoma wyjątkami, nie są czymś czego spółki akcyjne by nie znały lub nie stosowały. Wszystko zależało od tego co na temat stanowił statut. Nowe przepisy zmieniają sposób podejścia do tej kwestii na rzecz takiego rozwiązania, w którym o ile statut nie wyłącza określonych postanowień ksh to przepisy znajdują zastosowanie do rady nadzorczej.

Wojciech Ostrowski
Radca prawny