Uproszczenia przy sporządzaniu rocznych sprawozdań finansowych

Uproszczenia przy sporządzaniu rocznych sprawozdań finansowych w niektórych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Czy Zarząd powinien uzyskać akceptację Zgromadzenia Wspólników na skorzystanie z uproszczonego trybu sporządzania rocznego sprawozdania finansowego?

Zbliża się 30 września, który dla spółek, którym rok obrotowy skończył się 31 grudnia 2021 będzie ostatnim dniem na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego roczne sprawozdanie finansowe. Większość spółek z ograniczoną odpowiedzialnością sporządza swoje roczne sprawozdania finansowe w pełnym zakresie zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości.

Są jednak spółki, które, o ile spełniają określone warunki, mogą skorzystać z uproszczeń przy sporządzaniu rocznych sprawozdań finansowych. Chodzi w tym przypadku o spółki, które zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, zaliczane są do tzw. jednostek mikro lub małych jednostek. Zgodnie z definicją zawartą w art.3 ust.1a ustawy o rachunkowości jednostkami mikro są m.in. spółki z o.o., które w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy (czyli w uproszczeniu w ostatnich 2 latach), a w przypadku spółek z o.o. rozpoczynających działalność – w roku, w którym rozpoczęły działalność, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
a) 1.500.000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 3.000.000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełny etat.

Jeśli zaś chodzi o jednostki małe to zgodnie z definicją zawartą w art.3 ust.1c ustawy o rachunkowości jednostkami małymi są m.in. spółki z o.o., które w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku spółek z o.o. rozpoczynających działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób wynikający z ustawy o rachunkowości – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
a) 25.500.000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 51.000.000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Co się tyczy zakresu uproszczeń przy sporządzaniu rocznych sprawozdań finansowych dla sp. z o.o. zaliczanych do jednostek mikro, to zostały one wymienione w art.3 ust.1a ustawy o rachunkowości. Chodzi w tym przypadku o następujące przepisy: art.46 ust.5 pkt 4, art.47 ust.4 pkt 4, art.48 ust.3, art.48a ust.3, art.48b ust.4 oraz art.49 ust.4 ustawy o rachunkowości. Podobnie jest, jeśli chodzi o zakres uproszczeń przy sporządzaniu rocznych sprawozdań finansowych dla sp. z o.o. zaliczanych do jednostek małych. Tu z kolei art. 3 ust.1c ustawy o rachunkowości wymienia art.46 ust.5 pkt 5, art.47 ust.4 pkt 5, art.48 ust.4, art.48a ust.4, art.48b ust.5 oraz art.49 ust.5 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z przepisami ustawy to organ zatwierdzający roczne sprawozdanie finansowe podejmuje decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem w/w uproszczeń.

Przyjęcie takiej konstrukcji rocznego sprawozdania finansowego oznacza, że organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe (w spółce z o.o. – zgromadzenie wspólników) może zdecydować o przyjęciu wszystkich wskazanych powyżej uproszczeń lub dokonać wyboru tylko niektórych z nich. Należy bowiem pamiętać, że ostateczna decyzja o sporządzaniu sprawozdania finansowego z zastosowaniem uproszczeń należy do zgromadzenia wspólników. W praktyce oznacza to, że zarząd spółki będącej jednostką mikro lub jednostką małą nie może ani samodzielnie zdecydować o skorzystaniu z uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, ani sam sobie określić zakresu uproszczeń z jakich zamierza skorzystać przy sporządzaniu tego sprawozdania. Innymi słowy to w gestii zgromadzenia wspólników leży, czy dana spółka spełniająca przesłanki do uznania jej za jednostkę mikro czy też małą jednostkę w ogóle skorzysta z uprawnienia do sporządzenia uproszczonego sprawozdania finansowego, a jeśli skorzysta, to w jakim zakresie.

Skorzystanie z uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdania finansowego jest bowiem uprawnieniem a nie obowiązkiem spółki.

Warto zatem zadbać o to, aby zgromadzenie wspólników (organ zatwierdzający), jeszcze przed sporządzeniem przez zarząd sprawozdania finansowego, podjęło uchwałę wyrażającą zgodę na skorzystanie przez spółkę z uproszczonego trybu sporządzania sprawozdania finansowego oraz określającą zakres zastosowanych uproszczeń, jeśli wspólnicy nie chcą skorzystać z pełnego wachlarza uproszczeń. Jakkolwiek przepisy ustawy o rachunkowości nie wskazują terminu, kiedy taka uchwała powinna zostać podjęta, to jednak logicznym wydaje się, że powinna ona zapaść przed sporządzeniem przez zarząd sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Można też wyobrazić sobie taką konstrukcję, w której zgromadzenie wspólników podejmuje warunkową uchwałę o skorzystaniu z uproszczeń na przyszłość.

Przykładowo zgromadzenie wspólników podejmuje warunkową uchwałę, że sprawozdanie finansowe spółki za rok 2022 (zatwierdzane w 2023) będzie sporządzone z zastosowaniem uproszczonych metod, jeśli spółka będzie spełniała warunki uprawniające do skorzystania z takiego uproszczenie.

Konsekwencją braku podjęcia przez zgromadzenie wspólników takiej uchwały w przypadku spółki będącej jednostką mikro lub małą jednostką będzie zaś to, że pomimo iż spółka spełnia przesłanki do uznania jej za jednostkę mikro lub jednostkę małą, będzie ona miała obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego w pełnym zakresie. Warto zatem zawczasu zadbać o podjęcie takiej kierunkowej uchwały przez wspólników.

Wojciech Ostrowski, Radca prawny