Umowa cywilnoprawna – prawidłowy styl pisania

Sporządzając umowę cywilnoprawną często tak bardzo skupiamy się na jej treści, że zapominamy o zachowaniu jej właściwego stylu. Niesłusznie. Należy pamiętać, że umowy cywilnoprawne są pisane językiem prawniczym. Jest to język, którego celem jest precyzyjne ujęcie ustaleń umowy. Stanowi on więc wypadkową języka potocznego oraz języka prawnego. Zaniedbania stylistyczne w umowie mogą w praktyce powodować wiele negatywnych konsekwencji utrudniających współpracę kontrahentom. Przykładowo nieczytelność umowy powoduje, że już samo „techniczne” jej odczytanie i zrozumienie zajmuje dużo czasu. O czym więc powinniśmy pamiętać pragnąc zachować prawidłowy styl i formę umowy? Rozpoczynając prace redakcyjne nad umową powinniśmy pamiętać o jej prawidłowym układzie. Ważny jest tytuł, oznaczanie stron, spis treści (przy długich i złożonych umowach), czasem preambuła (deklaracja stron co do motywów zawarcia umowy), oraz zgoda stron na ustalenia. Formułując postanowienia umowy powinniśmy się zastanowić jakich jednostek redakcyjnych użyjemy. W tym zakresie możemy posłużyć się systematyką określoną w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (Dz.U. 2002 nr 100 poz. 908.), dzieląc umowę np. na paragrafy, ustępy, punkty, litery i tirety. W kontraktach międzynarodowych powinnyśmy jednak wystrzegać się używania zasad polskiej techniki prawodawczej. Zamiast nich lepiej przyjąć bardziej uniwersalne metody redakcji postanowień tj. 1 (tytuł postanowienia), 1.1 (podstawowe postanowienia tytułu), 1.1.1 (podpunkty podstawowych postanowień), etc. Przystępując do redakcji postanowień zazwyczaj zaczynamy od zamieszczenia definicji legalnych. Powinnyśmy pamiętać, żeby definicje były zwięzłe i nie przemycały ukrytych ustaleń. Celem definicji jest jedynie określenie, co dany wyraz oznacza w umowie, jeżeli jego rozumienie może być dwuznaczne. Na przykład na potrzeby umowy definicja „impreza” może oznaczać „imprezę masową w rozumieniu ustawy z dnia z dnia 20 marca 2009 r., o bezpieczeństwie imprez masowych…” Przy krótszych umowach definicje legalne można zamieszać bezpośrednio w tekście umowy po definiowanym wyrazie, np. „strony ustalają wynagrodzenie (dalej zwane „Wygrodzeniem”)…”. Przydzielając konkretne postanowienia do konkretnych jednostek redakcyjnych należy dokładnie zastanowić się nad hierarchią ich ważności. W tym celu dla zachowania przejrzystości dobrą praktyką jest tytułowanie najbardziej podstawowych jednostek redakcyjnych tekstu z zastrzeżeniem, że same tytuły nie muszą stanowić wiążących postanowień.  Na początku umowy należy zamieszczać najważniejsze i stanowiące istotę kontraktu postanowienia. Przykładowo, przy sprzedaży będzie to przedmiot sprzedaży, miejsce, czas, sposób wydania rzeczy, cena i sposób zapłaty. W dalszej części umowy ustala się zazwyczaj zabezpieczenia wykonania umowy, obowiązek zachowania poufności, określa się odpowiedzialność za jej nieprawidłowe wykonanie oraz przypadki odstąpienia, rozwiązania czy wygaśnięcia umowy. W końcowej części umowy zamieszcza się zazwyczaj postanowienia uniwersalne – właściwe dla każdej umowy, jak ustalenie właściwości prawa i sądu, język wiążący umowy, formę zmiany umowy. Dokonując podziału redakcyjnego umowy należy pamiętać, aby nie zamieszczać postanowień rodzajowo podobnych w różnych podstawowych jednostkach redakcyjnych tekstu. Podobnie nie powinno się zamieszczać postanowień różnych rodzajowo w tych samych podstawowych jednostkach redakcyjnych. Ważnym elementem stylu umowy jest prawidłowe rozmieszczenie tekstu. Należy unikać „zbitego” tekstu oraz używania małej, nieczytelnej (choć bardzo ładnej) czcionki. Tekst powinien być wyjustowany i logicznie rozmieszczony. To co strony „zaoszczędzą” na papierze nie zrekompensuje czasu, koniecznego do przeczytania niestarannie sporządzonej umowy. Język umowy powinien być zwięzły i oddawać w możliwie najprostszej i najkrótszej formie to, co strony postanowiły. Zbytnie przywiązanie do precyzji sformułowań nie powinno wpływać na przystępność umowy. Dlatego, jeżeli tylko jest to możliwe, powinno używać się prostego, zrozumiałego słownictwa, wystrzegać się niepotrzebnych zwrotów łacińskich, wyrazów rzadko używanych, zwrotów obcojęzycznych oraz żargonu, które są pretensjonalne i niepotrzebne. Zdania powinny być krótkie i nie przekraczać 20-25 wyrazów. Nie powinno się używać alternatywnych zwrotów tzn. w jednym miejscu pisać: „strony postanawiają”, w innym: „strony zgodnie postanawiają”, a w jeszcze innym „strony ustalają”, przy czym najlepiej oczywiście wybrać zwrot najkrótszy. To samo dotyczy opisu czynności. Nie należy używać obok siebie kilku wyrazów mieszczących się w definicji szerszego pojęcia. Przykładowo strony piszą, że przedmiotem umowy jest transport, sprzedaż, dostawa, odbiór etc. rzeczy, podczas gdy wszystkie te elementy mieszczą się w samym pojęciu sprzedaży. W kontraktach anglojęzycznych postuluje się unikanie strony biernej, gdzie tendencja do jej używania jest znacznie wyższa niż w języku polskim. Podsumowując. W umowie cywilnoprawnej nie chodzi o kwiecistość i bogactwo języka, lecz o prostotę, jasność i przejrzystość. Należy również zaznaczyć, że strony nie zawsze sporządzają umowę wyłącznie na własny użytek. Dobrze i ładnie zredagowany wzór umowy stanowi także wizytówkę firmy. Umowy napisane trudnym, specjalistycznym i niezrozumiałym językiem zawsze powinny wzbudzać podejrzenia. Może się okazać, że za pomocą „logicznych schodów” i zdań wielokrotnie złożonych strona próbuje „przemycić” postanowienia skrajnie niekorzystne dla swego kontrahenta. Oczywiście, sporządzenie jasnej, przejrzystej i prostej umowy wcale nie znaczy, że pisze się ją prosto. Bardzo często jest wręcz odwrotnie.