Trzeba dokładnie ustalić sposób obliczania czynszu i opłat

Michał Tomasiak: Lepsze warunki może uzyskać ten przedsiębiorca, który zamierza zajmować dużą powierzchnię magazynową przez długi okres. Wiele kwestii warto zapisać w umowie

Szukamy magazynu do wynajęcia. Znaleźliśmy obiekt w dobrej lokalizacji i zadowalającym nas stanie, i trzeba przystąpić do negocjowania umowy. Co będzie w niej najważniejsze?

Trzeba dopilnować, żeby umowa zawierała szczegółowy opis samej nieruchomości, czyli m.in. jej adres, numer księgi wieczystej oraz nazwę lub nazwisko jej właściciela. Zdarza się, że wynajmującym nie jest właściciel, tylko np. dzierżawca. Wówczas należy go zobowiązać do przedstawienia zgody właściciela nieruchomości na podnajem.

Kolejnym elementem jest jak najdokładniejsze określenie przedmiotu najmu. Jego brak powoduje nieważność umowy. Dlatego też trzeba precyzyjnie opisać wynajmowane pomieszczenia, ich metraż i przeznaczenie. Warto zwrócić uwagę, jak strony dokonują obmiaru powierzchni (od strony elewacji, po ścianach sąsiadujących z innymi lokalami lub od strony powierzchni wspólnej – tj. odgradzającej lokal od holu). W tym zakresie można powołać się na kryteria obiektywne, które wyznaczają polskie normy: PN-70/B-0236 lub PN-ISO 9836:1997.

Ponadto do umowy powinna być dołączona dokumentacja zapewniającą, że lokal spełnia normy bhp i przeciwpożarowe, oraz potwierdzająca dopuszczenie lokalu do użytkowania. W umowie trzeba również wymienić konkretny termin wydania magazynu jego najemcy. Konieczne jest też określenie, na jaki okres zostaje ona zawarta oraz jaki będzie czynsz płacony przez najemcę na rzecz wynajmującego. To niezwykle istotne części umowy. Przykładowo, brak określenia wysokości czynszu doprowadzi do zakwalifikowania jej jako umowy użyczenia, która już podlega innym regulacjom prawnym niż umowa najmu.

W jaki sposób najlepiej określić opłaty za najem magazynu i pomieszczeń towarzyszących?

Zazwyczaj w umowie określana jest miesięczna wysokość czynszu (znacznie rzadziej – roczna). Przedsiębiorcy będącemu najemcą powinno zależeć na zapisach o niezmienności czynszu. Powszechną praktyką jest ustalanie czynszu na stałą kwotę – nawet na pięć czy dziesięć lat. Jednak w takim przypadku wprowadza się zastrzeżenie, że taki czynsz jest każdego roku waloryzowany przez wynajmującego np. w oparciu o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych za rok kalendarzowy poprzedzający rok, w którym dokonuje się waloryzacji, wyliczony i ogłoszony przez Główny Urząd Statystyczny.

W praktyce, obok czynszu za najem magazynu, w umowie ustala się również obowiązek obciążenia najemcy opłatami obejmującymi np. energię elektryczną, ścieki, pobór wody, ogrzewanie czy wywóz śmieci. Ważne jest to, żeby wymienić, które konkretnie opłaty eksploatacyjne najemca jest zobowiązany ponosić. Chodzi o to, aby był to katalog zamknięty. Należy również opisać sposób naliczania tych opłat. Dodajmy, że opłaty eksploatacyjne zazwyczaj są uiszczane w okresach miesięcznych lub dwumiesięcznych, w zależności od częstotliwości ich naliczania przez wynajmującego. Czy przedsiębiorca będący najemcą może wynegocjować dodatkowe usługi w zamian za wnoszenie opłat eksploatacyjnych?
Tak. Do umowy warto wpisać, że w ramach opłaty eksploatacyjnej wynajmujący zobowiązany jest zapewnić np. działanie i konserwację systemu zasilania energetycznego, instalacji wodno-kanalizacyjnej, klimatyzacji oraz instalacji przeciwpożarowej, a także korzystanie z ciepłej wody i wywóz nieczystości oraz śmieci. Ponadto należy również zobowiązać wynajmującego do dokonywania na swój koszt remontów i napraw głównych budynku.

Na jaki okres najlepiej ustalić czas najmu?

Dla najemcy korzystniejsze jest zawarcie umowy najmu na czas określony z uwagi na to, że taką umowę trudniej jest wypowiedzieć, chyba że klauzula dotycząca wypowiedzenia zostanie oddzielnie zawarta w umowie. Jeżeli przedsiębiorca będący najemcą prowadzi drobną działalność, o niskich kosztach, to wówczas może pozwolić sobie na częstsze zmiany miejsca wynajmu. Wtedy lepiej zawierać umowy o krótszym terminie obowiązywania. Z reguły są to umowy na czas określony zawierane na okres od sześciu miesięcy do trzech lat. Z drugiej jednak strony warto też pamiętać, że lepsze warunki najmu może uzyskać ten, kto zamierza zajmować dużą powierzchnię magazynową przez długi okres.

Czy przedsiębiorca zamierzający podpisać umowę najmu powinien być przygotowany jeszcze na jakieś dodatkowe wydatki?

Tak. Z reguły najemcę zobowiązuje się do przekazania wynajmującemu określonej kaucji pieniężnej. Ma ona na celu zabezpieczenie zapłaty czynszu i innych roszczeń mogących wyniknąć z realizacji umowy. Najemca musi liczyć się z tym, że kaucja nie będzie oprocentowana. W umowie trzeba jednocześnie zobowiązać wynajmującego do zwrotu niewykorzystanej kaucji natychmiast po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy.

Co jeszcze powinien zastrzec w umowie najemca?

Warto, żeby zastrzegł, że wszelkie ujawnione w późniejszym okresie wady magazynu i ich naprawy, które w sposób istotny ograniczą możliwość korzystania z obiektu, obciążą wynajmującego. Utrudnienia spowodowane wadami budynku, za które odpowiada wynajmujący, powodują przecież realne straty u najemcy. Wysokość tych strat może być jednak w praktyce trudna do udowodnienia. Dlatego w interesie najemcy leży ustalenie w tej sytuacji odpowiednio wysokiej kary umownej. Wówczas najemca nie będzie zobowiązany do udowadniania wysokości poniesionej szkody, a tylko okoliczności (wady magazynu), z której zaistnieniem związany jest obowiązek zapłaty kary umownej.