Najpewniejsza jest umowa najmu z właścicielem magazynu

Podczas negocjacji pozycja przyszłego najemcy jest tym silniejsza, im większą powierzchnię chce zająć. Gdy jest zainteresowany wynajęciem całej nieruchomości magazynowej, może uzyskać dużo korzystniejsze warunki   (…)
Michał Tomasiak, aplikant radcowski z Kancelarii Prawniczej Rachelski i Wspólnicy wskazuje, że sposób prowadzenia negocjacji w dużej mierze zależy od celów i profilu działalności najemcy powierzchni magazynowej. Już na etapie negocjacji należy ustalić, co na dzień zawarcia umowy jest w stanie zagwarantować wynajmujący oraz co jest gotowy zaoferować w przyszłości. Istotne jest również określenie, jakich warunków wynajmujący nie zdoła zapewnić. Przystępując do negocjacji w celu zawarcia umowy najmu, trzeba zwrócić uwagę w szczególności na takie elementy biznesowe umowy najmu, jak: * poziom wolnej powierzchni, którą dysponuje wynajmujący. Warto pamiętać, że im więcej i im dłużej wynajmujemy, tym cena za metr kwadratowy powinna maleć; * lokalizację (w skład dobrej lokalizacji wchodzi wiele elementów, np. dobre połączenie z siecią dróg i autostrad, co z pewnością ograniczy koszty transportu i zwiększy jego efektywność); * dostępność pracowników mających kwalifikacje do wykonywania zadań na terenie wynajmowanej powierzchni; * możliwość rozbudowy lokalizacji. – Istotne znaczenie w toku prowadzonych negocjacji ma również określenie profilu hali czy budynku, w którym zamierzamy wynająć powierzchnię – podkreśla Michał Tomasiak. Jeżeli wynajmujący jest nastawiony na wynajmowanie budynków przedsiębiorcom o różnych profilach działalności, wówczas naturalnie powinniśmy starać się negocjować zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej w przedmiotowym lokalu. Pamiętać także należy, że nie wszystkie rodzaje działalności gospodarczej mogą być prowadzone w bezpośrednim sąsiedztwie. (…)
Kolejnym elementem koniecznym jest określenie czynszu, który najemca ma płacić na rzecz wynajmującego. Określenie tych dwóch elementów jest o tyle ważne, że bez nich umowa nie będzie mogła zostać zakwalifikowana jako umowa najmu. Przykładowo, brak określenia wysokości doprowadzi do zakwalifikowania jej jako umowy użyczenia, podlegającej innym regulacjom prawnym niż umowa najmu. Jak określać opłaty Michał Tomasiak wskazuje, że czynsz jest jednym z najistotniejszych elementów umowy najmu. Bez określenia wysokości czynszu nie można twierdzić, że umowę najmu w ogóle zawarto. W praktyce obok czynszu w umowie zawiera się również obowiązek obciążenia najemcy opłatami eksploatacyjnymi. Czynsz jest określany miesięcznie lub rocznie. Natomiast opłaty eksploatacyjne są uiszczane zazwyczaj w okresach miesięcznych lub dwumiesięcznych w zależności od częstotliwości ich naliczania przez wynajmującego. – Należy pamiętać o takim skonstruowaniu umowy, aby czynsz i opłaty miały przejrzysty charakter. Najemcom powinno zależeć na zapisach o niezmienności czynszu. Powszechną praktyką jest ustalanie czynszu na stałą kwotę (nawet na 5 czy 10 lat), z zastrzeżeniem, że czynsz taki może być każdego roku waloryzowany przez wynajmującego w oparciu o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych za rok kalendarzowy poprzedzający rok, w którym dokonuje się waloryzacji, wyliczony i ogłoszony przez Główny Urząd Statystyczny – mówi prawnik. Warto sprecyzować w umowie, które konkretnie opłaty eksploatacyjne (np. za ogrzewanie hali, wodę i energię elektryczną czy odprowadzenie ścieków, związane z utrzymaniem porządku i zarządzaniem obiektem, gdzie znajduje się wynajmowany magazyn) najemca będzie zobowiązany ponosić. Chodzi o to, aby tworzyły one katalog zamknięty. Trzeba również opisać sposób naliczania tych opłat.  – Strony powinny określić również czas trwania stosunku najmu – czy jest on nawiązywany na czas określony czy nieokreślony. Należy pamiętać, że dla najemcy korzystniejsze jest zawarcie umowy najmu na czas określony, z uwagi na to, że taką umowę trudniej jest wypowiedzieć, chyba że klauzula dotycząca wypowiedzenia zostanie oddzielnie zawarta w umowie – wskazuje Michał Tomasiak. W zależności od poziomu profesjonalizmu stron oraz przedmiotu najmu umowa może zawierać więcej specjalistycznych klauzul mających na celu wzmocnienie ochrony interesów tak wynajmującego, jak i najemcy. Zalicza się do nich m.in. klauzule dotyczące warunku, od którego uzależnione będzie powstanie lub ustanie stosunku prawnego, cesji uprawnień jednej ze stron na osoby trzecie, klauzul dotyczących ubezpieczenia lub kary umownej. (…)
Często w praktyce pozycja najemcy podczas negocjacji jest tym silniejsza, im większy jest przedmiot najmu. Jeżeli najemca jest zainteresowany wynajęciem całej nieruchomości magazynowej składającej się np. z pięciu odrębnych pomieszczeń, to jest on w stanie uzyskać ustępstwa ze strony wynajmującego. Podział obowiązków Jak podkreśla Michał Tomasiak, zasadą jest, że powierzchnia wynajmowana wyłącznie na użytek najemcy jest przez niego modernizowana. Natomiast części wspólne budynku, w którym wynajmowany jest lokal użytkowy, znajdują się we właściwości wynajmującego. Generalnie, jeżeli strony nie postanowią, kto odpowiada za jakie prace modernizacyjne czy naprawy, kwestię tę będzie regulował art. 681 kodeksu cywilnego. Warto jednak pamiętać, występując z pozycji najemcy, aby zastrzec, że wszelkie naprawy, które w sposób istotny ograniczają możliwość wynajmowania lokalu zgodnie z przeznaczeniem, obciążają wynajmującego. Przestoje spowodowane wadami lokalu, za które odpowiada wynajmujący, generują po stronie najemcy rzeczywiste straty. Wysokość tych strat może być w praktyce trudna do udowodnienia, dlatego w interesie najemcy leży ustalenie na tę okoliczność odpowiednio wysokiej kary umownej. Wówczas najemca nie jest zobowiązany do udowadniania wysokości poniesionej szkody, a tylko okoliczności (wady lokalu), z której zaistnieniem wiąże się obowiązek zapłaty kary umownej. (…)
W większości przypadków lepiej zawierać umowy na czas określony. Dają one większą pewność, bo mogą być wypowiedziane tylko w wyjątkowych i nadzwyczajnych okolicznościach (np. zwłoka z zapłatą czynszu, uporczywe używanie rzeczy wynajętej w sposób niezgodny z umową). Przedłużenie i nie tylko Umowa na czas określony trwa do czasu, na jaki została zawarta (np. do końca lutego danego roku). Nie przedłuża się sama, o ile w umowie strony tak nie postanowiły (zapis w umowie). – Zgodnie z art. 674 k.c. , jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca używa nadal rzeczy za zgodą wynajmującego, poczytuje się w razie wątpliwości, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony – wyjaśnia Michał Tomasiak. – Warto jednak uregulować tę kwestię w umowie jednoznacznie – wprowadzając konkretne postanowienia dotyczące przedłużenia umowy – dodaje Magdalena Doroz. Nie wolno także lekceważyć postanowień końcowych, takich jak sposób wprowadzania zmian do umowy czy określenia właściwości sądu na wypadek sporów. Zasadniczo bez ograniczeń Michał Tomasiak podkreśla, że możliwość zmian zależy od oczekiwań i możliwości najemcy. W zasadzie prawo nie przewiduje tutaj jakichś szczególnych ograniczeń, więc strony mogą dowolnie określić, kiedy zmiany są dopuszczalne i pod jakimi warunkami. Powszechnie spotyka się kontrakty, w których wcześniejsze wypowiedzenie czy wysokość czynszu są uzależnione od zysków osiąganych z działalności najemcy w danym roku obrotowym. Możliwość zmian zastrzega się również na wypadek wystąpienia siły wyższej (np. klęski żywiołowej). Najemca, którego celem jest rozszerzenie zakresu prowadzonej działalności, powinien pamiętać o klauzulach pozwalających mu na rozbudowę wynajmowanego magazynu czy przeprowadzanie w nim zmian adaptacyjnych bez zgody wynajmującego.   Podstawa prawna Art. 659–692 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).   Najważniejsze elementy: data oraz miejsce zawarcia, określenie stron, przedmiotu najmu, określenie czynszu, czas trwaniu stosunku najmu, uprawnienia i obowiązki stron   Regulacje kodeksu cywilnego Zgodnie z art. 659 kodeksu cywilnego, stosunek najmu zawiązuje się na podstawie umowy, której stronami są wynajmujący i najemca. Wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, najemca – do zapłaty wynajmującemu ustalonego czynszu. Zapewnienie bezpieczeństwa prawnego Jeżeli postanowimy sformułować umowę na piśmie, musimy pamiętać o zawarciu w niej elementów, które zapewnią nam satysfakcjonujący rezultat w postaci nawiązania bezpiecznego stosunku najmu oraz zabezpieczenia nas w razie wyniknięcia sporów lub nieporozumień pomiędzy stronami stosunku prawnego.