Jak napisać dobrą umowę cywilnoprawną?

Umowy cywilnoprawne stanowią stały element naszego codziennego życia – zawieramy je robiąc zakupy, korzystając z usług fryzjera i kosmetyczki, czy nadając list w placówce pocztowej. Przy prostych umowach nie ma potrzeby ich dokładnego regulowania – w świadomości stron, w kontekście ustalonych w danym społeczeństwie zwyczajów, oczywiste jest bowiem, w jaki sposób umowa ma zostać zrealizowana. W prostych i natychmiast finalizowanych umowach strony nie mają zwykle problemu z określeniem, co jest przedmiotem umowy. Inaczej jest w umowach, w których dla realizacji wspólnie określonego celu strony muszą dokonać czynności bardziej złożonych, wykonywanych przez dłuższy czas lub czynności, które wywołują poważne konsekwencje w sferze osobistej lub majątkowej stron. Wówczas strony – kierowane chęcią zabezpieczenia wykonania postanowień umowy, a czasem zobowiązane do tego prawem – muszą zawrzeć umowę w formie pisemnej. Strony mogą zawrzeć umowy ustnie, pisemnie lub też poprzez dokonanie odpowiednich czynności – chociażby odpowiednie gesty (kiwnięcie głową). Oczywiście forma umowy zależy od jej treści. Inaczej będzie brzmiała umowa dotycząca wykonania prac remontowych, wynajmu powierzchni biurowej czy wdrożenia systemu informatycznego w firmie. Dla każdej z tych umów prawo przewiduje inne rozwiązania. Niemniej jednak istnieje pewien wspólny zespół elementów właściwych dla większości umów cywilnoprawnych. Niektóre z nich przesądzają o ważności takich umów, a niektóre jedynie wpływają na ich wyższą jakość i większą skuteczność. Zawierając umowę w pierwszej kolejności należy ją prawidłowo nazwać. Wprawdzie o rodzaju umowy nie decyduje nazwa, ale cel i zgodny zamiar stron, jednak przy bardziej skomplikowanych umowach, kiedy istnieją wątpliwości co do przedmiotu umowy, nazwa może okazać się cenną wskazówką co do intencji, jakie przyświecały stronom w chwili jej podpisywania. Wskazanie prawidłowej nazwy umowy świadczy również o profesjonalizmie stron. Powszechnym błędem jest nazywanie umowy sprzedaży umową kupna lub kupna sprzedaży. Zgodnie z definicją zawartą w kodeksie cywilnym, sprzedaż jest bowiem umową wzajemną, co oznacza, że zawsze towarzyszy jej kupno. Podobnie jestz umową najmu, której towarzyszy wynajem. Każda umowa powinna zawierać dokładne określenie stron. W przypadku osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej nie stwarza to większych problemów – należy podać imię, nazwisko, PESEL czy opis dokumentu tożsamości. Sprawa staje się trudniejsza, gdy stroną umowy są bardziej złożone podmioty gospogrudzień darcze, jak spółki prawa handlowego, przedsiębiorstwa państwowe, stowarzyszenia, fundacje czy jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego. W takiej sytuacji prawidłowe oznaczenie stron i osób uprawnionych do ich reprezentacji może okazać się nie lada wyzwaniem. Przy opisie spółki kapitałowej (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnej) w oznaczeniu stron powinny znaleźć się informacje o organie prowadzącym rejestr handlowy spółki, numerze rejestru, wysokości kapitału zakładowego w spółce (o jego pokryciu w całości lub w części), NlP-ie i REGON-ie, czyli wszystkie te elementy, które w sposób stosunkowo pewny pozwalają na identyfikację spółki. Dodatkowo zawsze należy sprawdzić, czy podmioty występujące w imieniu spółki są uprawnione do jej reprezentacji. Warto upewnić się, że wskazani w umowie członkowie zarządu, prokurenci lub pełnomocnicy zgodnie z wpisem w rejestrze przedsiębiorców lub udzielonym im pełnomocnictwem uprawnieni są do reprezentowania spółki. Należy sprawdzić, czy wymienione osoby posiadają pełną czy też ograniczoną zdolność do czynności prawnych, np. czy nie zostały pozbawione możliwości działania przez orzeczenie sądu. W pierwszym oznaczeniu stron w umowie należy unikać skrótów (sp. z o.o., sp.k., itp.), tylko korzystać z pełnych nazw firm. Kolejnym istotnym elementem jest prawidłowe oznaczenie daty i miejsca zawarcia umowy oraz wskazanie początku jej obowiązywania, który może być inny niż sam moment zawarcia umowy. Elementy te mają zwykle wptyw na prawidłowe liczenie terminowości wykonania umowy, okresów przedawnienia roszczeń, miejsca spełnienia tych roszczeń (art. 455 kc) oraz określenie sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów. Należy pamiętać, że kodeks cywilny przewiduje różne tryby zawierania umowy. Umowa może być zawarta przez przyjęcie oferty wprost przez drugą stronę, w trybie negocjacji, w drodze aukcji lub przetargu. Należy zatem dbać o to, aby nie został naruszony sam tryb zawierania umowy. Najczęściej umowy zawierane są po prostu w trybie przyjęcia oferty wprost. Prawidłowo określone istotne postanowienia umowy mają znaczący wpływ na jej ważność. Istotne postanowienia umowy są to takie postanowienia, które dotyczą jej najważniejszych kwestii, np. cena sprzedaży, obowiązek wydania rzeczy kupującemu, określenie przedmiotu i wysokości czynszu najmu, określenie czynności prawnej zlecenia, określenie przedmiotu leasingu, itp. Istotne postanowienia umowy (przedmiot umowy) powinny być zatem opisane wyczerpująco i możliwie najdokładniej. Bez tych postanowień niemożliwe jest uznanie, że dana umowa w ogóle została zawarta, co w praktyce prowadzi do jej nieważności, np. strony ustaliły czynsz najmu, lecz nie wskazały, co jest przedmiotem najmu. W szczególnych sytuacjach ważność umowy uzależniona jest od zachowania prawidłowej formy. Prawo przewiduje określoną formę dla danych typów umów. I tak, forma specjalna (akt notarialny, podpisy notarialnie poświadczone pod umową) zastrzeżona jest dla umów o znacznej doniosłości. Przykładowo, umowa sprzedaży udziałów w spółce z o.o. czy sprzedaży przedsiębiorstwa powinna zostać zawarta z podpisami notarialnie poświadczonymi, zaś umowa sprzedaży nieruchomości w formie aktu notarialnego. Bez zachowania szczególnej formy umowa jest nieważna. Czasami natomiast forma pisemna jest dowolna, ale bez jej zachowania strony będą musiały liczyć się z ograniczoną możliwością dowodzenia jej zawarcia. Przykładem może być umowa pożyczki powyżej 500 zł. Jeżeli strony nie zawrą takiej umowy w formie pisemnej, to w przypadku sporu sądowego nie będą mogły tego udowodnić, ponieważ w takiej sytuacji zeznania świadków stanowią dowód co do zasady niedopuszczalny. Prawidłowe zamieszczenie wszystkich wskazanych wyżej elementów jest niezbędne dla celowości i skuteczności umowy, a często również przesądza o jej ważności. W zakresie nieuregulowanym w umowie obowiązywać będą właściwe przepisy kodeksu cywilnego.