Czy ekwiwalent za urlop wypłaca się z wynagrodzeniem?
31 sierpnia kończy się umowa z pracownikiem, który ma 7 dni niewykorzystanego urlopu. 31 sierpnia jest dniem wypłaty wynagrodzenia. Czy ekwiwalent za urlop można ująć na liście płac i wypłacić razem z wynagrodzeniem? I czy koszt uzyskania przychodów i kwota wolna się nie zmienią?
Urszula Młynarczyk, radca prawny w Kancelarii Rachelski i Wspólnicy
TAK. Ekwiwalent pieniężny może i powinien zostać wypłacony razem z wynagrodzeniem. Należy wyodrębnić go w składnikach wynagrodzenia, poprzez wskazanie, że kwota stanowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.
Zgodnie z art. 171 kodeksu pracy, w przypadku gdy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy przysługuje mu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Przepis ten normuje sytuację, w której pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w naturze. Zobowiązuje on pracodawcę do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w dacie wypłaty wynagrodzenia. Zasady ustalania wysokości ekwiwalentu normuje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Ekwiwalent za urlop ma charakter świadczenia jednorazowego i jest zastępczą formą wykorzystania urlopu, do którego pracownik nabywa prawo w wyniku ustania stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop może zostać umieszczony na liście płac u danego pracodawcy, przepisy prawa pracy nie zawierają w tej materii żadnych ograniczeń. Ekwiwalent pieniężny może i powinien zostać wypłacony razem z wynagrodzeniem, z tym że należy wyodrębnić go w składnikach wynagrodzenia, poprzez wskazanie, że kwota stanowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych dla osób wykonujących pracę w ramach stosunku pracy przewiduje zryczałtowaną wysokość kosztów uzyskania przychodu, w wysokości miesięcznie 102,25 zł, kwota ta nie ulega zmianie w związku z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop.
Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera definicję przychodu, i zgodnie z tą definicją „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”. W oparciu o tę definicję ekwiwalent za niewykorzystany urlop zaliczyć należy do kategorii przychodów podlegających opodatkowaniu.
Wysokość kwoty wolnej od podatku również nie ulegnie zmianie w związku z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego, wspomniana ustawa nie zawiera w tej materii żadnych regulacji pozwalających modyfikować wysokość kwoty wolnej od podatku.