Czy pracodawca może nie zwrócić należności za podróż służbową

Źródło: Gazeta Prawna Dostawca: Grupa Wydawnicza INFOR Data: 31 maja 2007

EKSPERT WYJAŚNIA Czy pracodawca może nie zwrócić należności za podróż służbową Zostałem wysłany w podróż służbową. Zamierzam odbyć ją własnym samochodem. Mam jednak pytanie. Czy pracodawca może nie uwzględnić wydatków na zużycie paliwa w czasie podróży służbowej prywatnym samochodem pracownika?

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują takie należności, jak dieta oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, innych udokumentowanych wydatków. Zasady zwrotu określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. Zgodnie z nim środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Zatem ostateczną decyzję dotyczącą ustalenia sposobu odbywania przez pracownika podróży służbowej podejmuje pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu przez pracownika odbywającego podróż służbową obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Z powyższego wynika zatem, że w pierwszej kolejności pracodawca wyznacza pracownikowi, który ma odbywać podróż służbową, środek transportu, a następnie na podstawie przedłożonego przez pracownika biletu zwraca mu koszt zakupu biletu.

Jednakże należy zauważyć, że podróż służbowa nie zawsze odbywać się musi z wykorzystaniem środków komunikacji powszechnej. Dopuszczalne jest także, na wniosek pracownika, że pracodawca wyrazi zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być jednak wyższa niż określona w przepisanych wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. nr 204, poz. 2088 z późn. zm.). Wysokość stawki uzależniona jest od pojemności skokowej silnika samochodu osobowego, którym pracownik odbywa podróż służbową – do 900 cm3 wynosi 0,4894 zł za 1 kilometr powyżej 900 cm3 wynosi 0,7846 zł za 1 kilometr. Pracodawca, ustalając wysokość stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu pracownika, którym odbywa on podróż służbową, powinien mieć na względzie fakt, że ustalone przez niego stawki nie mogą być wyższe niż wskazane powyżej.

W mojej ocenie niedopuszczalna jest sytuacja, gdy pracodawca w ogóle nie zwróci pracownikowi kosztów zużycia paliwa w czasie podróży służbowej prywatnym samochodem. Pracodawca ma obowiązek zawrócić pracownikowi koszty zużycia paliwa w wysokości ustalonej przez siebie, nie wyższej jednak niż wynikająca z iloczynu liczby przejechanych kilometrów i powołanej powyżej stawki za 1 kilometr przebiegu danego pojazdu. Wykazanie poniesionych przez pracownika wydatków na zużycie paliwa powinno zostać udokumentowane rachunkami lub fakturami.

WNIOSEK

W celu ustalenia liczby przejechanych przez pracownika kilometrów pracownik powinien przed rozpoczęciem i po zakończeniu podróży spisać stan licznika w pojeździe i umożliwić pracodawcy, w razie wątpliwości, kontrolę jego stanu. Dokumenty te powinny być przekazane pracodawcy. Będą one bowiem stanowić podstawę do zwrotu poniesionych wydatków.

RADOSŁAW BOĆKOWSKI
aplikant adwokacki, Kancelaria Prawnicza Rachelski & Wspólnicy

PODSTAWA PRAWNA

. Rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).