Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę kapitałową

Tysiące przedsiębiorców prowadzi działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG. W wielu przypadkach zasadne jest rozważenie przez przedsiębiorcę zmiany formy organizacyjno – prawnej prowadzonego biznesu. Jednym z takich sposobów zmiany formy organizacyjno-prawnej jest przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową. W niniejszym artykule postaram się przybliżyć kwestie związane z przekształceniem działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę kapitałową – gdzie szukać informacji?

Przepisy kodeksu spółek handlowych regulują tryb przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę kapitałową. W pierwszej kolejności podkreślenia wymaga fakt, że przekształcenie jest możliwe wyłącznie poprzez przekształcenie formy prowadzonej działalności gospodarczej w jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, to jest taką, w której całość udziałów w kapitale zakładowym przysługiwać będzie jedynemu wspólnikowi, czyli przedsiębiorcy przekształcanemu. Oczywiście w późniejszym terminie, czyli po zarejestrowaniu w KRS spółki przekształconej, jedyny wspólnik będzie mógł dopuścić do udziału w spółce z o.o. nowe osoby, poprzez zbycie na ich rzecz części posiadanych udziałów, czy też poprzez podwyższenie kapitału zakładowego spółki z o.o. i umożliwienie objęcia nowych udziałów osobom trzecim, które w efekcie staną się wspólnikami spółki z o.o.

Zalety przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.

Niewątpliwą zaletą przekształcenia prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. jest tzw. sukcesja uniwersalna spółki przekształconej w stosunku do przekształcanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że spółce przekształconej, czyli spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, powstałej w wyniku przekształcenia, przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej. Sukcesja uniwersalna powoduje zatem, że np. prawa i obowiązki wynikające z umów zawartych uprzednio przez przedsiębiorcę przekształcanego przechodzą z mocy prawa na spółkę przekształconą, czyli spółka ta staje się z mocy prawa stroną  takiej umowy, w miejsce przedsiębiorcy. Z punktu widzenia prawa pracy, w mojej ocenie przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością mieścić się będzie w zakresie normy art. 23(1) kodeksu pracy, to jest będziemy mieć do czynienia z przejściem zakładu pracy na innego pracodawcę.

Od czego rozpocząć przekształcenie JDG w spółkę z o.o?

Pierwszym krokiem w procesie przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o.o. powinno być  ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy oraz sporządzenie sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia. Oba te dokumenty powinny być sporządzone według stanu na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia. W praktyce najczęściej ustalenie wartości bilansowej oraz przygotowanie sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia następuje według stanu na ostatni dzień danego miesiąca (choć oczywiście może być wybrany dowolny dzień). Następnym krokiem jest sporządzenie przez przedsiębiorcę przekształcanego planu przekształcenia. Plan przekształcenia powinien być sporządzony w miesiącu następującym po miesiącu, w którym przygotowano wycenę majątku i sprawozdanie finansowe. Przykładowo, jeżeli wycena majątku  oraz sprawozdanie finansowe zostały przygotowane według stanu na dzień 31 października, to plan przekształcenia powinien zostać sporządzony w listopadzie. Plan przekształcenia musi zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Integralną częścią planu przekształcenia są załączniki do planu, to jest projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, projekt aktu założycielskiego spółki z o.o., wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia, o którym pisałem powyżej. Plan przekształcenia jest sporządzany w formie aktu notarialnego.

Zbadanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta

Kolejnym krokiem w procesie przekształcenia jest zbadanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta  w zakresie poprawności i rzetelności. W tym celu przedsiębiorca przekształcany powinien złożyć wniosek do właściwego sądu rejestrowego (wydziału gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego) o wyznaczenie biegłego rewidenta do zbadania sporządzonego planu przekształcenia. Sąd rejestrowy postanowieniem wyznacza biegłego rewidenta, zakreślając mu termin, nie dłuższy jednak niż dwa miesiące, do sporządzenia na piśmie szczegółowej opinii będącej oceną planu przekształcenia pod kątem poprawności i rzetelności. Biegły rewident w toku sporządzania opinii może żądać od przedsiębiorcy dodatkowych informacji lub dokumentów niezbędnych do oceny planu przekształcenia i sporządzenia opinii. Po sporządzeniu opinii biegły rewident składa ją do sądu rejestrowego oraz przedkłada ją przedsiębiorcy przekształcanemu.

Jeżeli opinia biegłego rewidenta jest pozytywna, to jest jeżeli biegły rewident potwierdzi w opinii, że plan przekształcenia został sporządzony w sposób prawidłowy i rzetelny, przedsiębiorca przekształcany może przystąpić do kolejnego kroku w procesie przekształcenia, czyli do złożenia oświadczenia o przekształceniu formy prowadzonej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Oświadczenie takie wymaga dla swojej ważności formy aktu notarialnego i powinno zawierać co najmniej  typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca (czyli w naszym przykładzie spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością), wysokość kapitału zakładowego spółki, zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane oraz nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej. Następnie przedsiębiorca przekształcany powinien zawrzeć umowę spółki z o.o. (czyli akt założycielski) oraz powołać członków zarządu.

Złożenie wniosku o wpisanie do KRS spółki przekształconej

Kolejnym krokiem w procedurze przekształcenia jest złożenie do sądu rejestrowego wniosku o wpisanie do KRS spółki przekształconej (czyli spółki z o.o.). Dzień rejestracji spółki w KRS jest określany jako dzień przekształcenia i formalnie z tym dniem dochodzi do sukcesji praw i obowiązków przedsiębiorcy przekształcanego, o której pisałem wyżej. Z chwilą wpisania spółki przekształconej do KRS, prowadzący dotychczas działalność gospodarczą powinien również złożyć wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG. Z kolei zarząd spółki z o.o. powinien złożyć wniosek o ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym o przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę z o.o. rodzi oczywiście szereg różnorakich konsekwencji prawnych. Przykładowo spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości oraz ma obowiązki w zakresie sprawozdawczości (przygotowanie sprawozdania z działalności spółki i sprawozdania finansowego na koniec każdego roku obrotowego, zatwierdzenie tych dokumentów przez zgromadzenie wspólników). Istotne jest, że w przypadku gdy zmiana firmy przedsiębiorcy przekształcanego w związku z przekształceniem nie polega tylko na dodaniu części identyfikującej formę prawną spółki przekształconej, spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu „dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia. Przykładowo, jeżeli nazwa prowadzonej działalności gospodarczej brzmiała Jan Kowalski ABC Sprzedaż Maszyn i Urządzeń, a osoba przekształcająca działalność w spółkę zadecyduje, że nazwa spółki po przekształceniu będzie brzmiała ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to w takiej sytuacji przez okres co najmniej roku licząc od dnia wpisania spółki przekształconej do KRS spółka z o.o. podając nazwę ma obowiązek posługiwać się następującą formułą: ABC sp. z o.o. (dawniej Jan Kowalski ABC Sprzedaż Maszyn i Urządzeń).

Odpowiedzialność za zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego

Na zakończenie wspomnieć należy o odpowiedzialności za zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego. Jest oczywistym, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca zaciąga różnego rodzaju zobowiązania, w szczególności wobec swoich kontrahentów, dostawców, zleceniobiorców, itp. Z chwilą przekształcenia prowadzonej działalności gospodarczej w spółkę z o.o., zgodnie z zasadą sukcesji uniwersalnej, na spółkę z o.o. przechodzą wszelkie obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego, w tym również zobowiązania wobec wierzycieli. Nie oznacza to jednak, że osoba, która przekształca prowadzoną działalność gospodarczą w spółkę z o.o. zostaje z dniem przekształcenia zwolniona z dotychczasowych zobowiązań zaciągniętych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Osoba fizyczna, która dokonuje przekształcenia prowadzonej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia. Przepis ten niewątpliwie chroni wierzycieli przedsiębiorcy przekształcanego, którzy przez wspomniany okres mogą dochodzić swoich roszczeń zarówno od spółki z o.o., jak również od osoby, która przekształciła swoją działalność gospodarczą w tę spółkę.