Czy masz prawo odmówić skanowanie dowodu osobistego? W okresie wakacyjnym nierzadko spotykamy się z sytuacją, w której przyjeżdżając do hotelu, pensjonatu czy też innej placówki świadczącej usługi zakwaterowania na etapie tzw. „check – in” recepcjonista lub inna osoba reprezentująca podmiot prowadzący taki obiekt prosi nas o okazanie dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości. Jeśli służy […]
Czy masz prawo odmówić skanowanie dowodu osobistego?
W okresie wakacyjnym nierzadko spotykamy się z sytuacją, w której przyjeżdżając do hotelu, pensjonatu czy też innej placówki świadczącej usługi zakwaterowania na etapie tzw. „check – in” recepcjonista lub inna osoba reprezentująca podmiot prowadzący taki obiekt prosi nas o okazanie dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości. Jeśli służy to jedynie identyfikacji naszej osoby np. z informacjami zawartymi w naszej uprzedniej rezerwacji to jest to całkowicie uzasadnione. Czasami jednak zdarza się, że obsługa recepcji hotelowej, motelowej lub pensjonatu, a także kwater prywatnych kopiuje nasz dowód osobisty lub inny dokument tożsamości nie pytając nas o zgodę. Zarówno w Polsce jak również w innych krajach jest zjawisko spotykane dosyć często z tym, że nie dotyczy tylko branży hotelowej.
Administracja danych z dowodu osobistego
Tymczasem należy pamiętać, że zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, każdy podmiot pozyskujący w ten sposób, w związku z prowadzoną działalnością, nasze dane osobowe tj. kopiując nasz dowód osobisty zawierający takie informacje jak : imię i nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, numer pesel a w przypadku starszych dowodów osobistych (wydawanych do końca lutego 2015) również adres zameldowania, kolor oczu oraz wzrost, staje się de facto administratorami danych, a co za tym idzie zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Oczywiście nie ulega wątpliwości, że meldując się w hotelu czy też innej obiekcie świadczącym usługi zakwaterowania recepcjonista, czy też właściciel ma prawo wglądu w nasz dokument tożsamości (dowód osobisty, paszporty, prawo jazdy) w celu potwierdzenia naszych danych (chodzi jednak w tym przypadku o dane podstawowe) przykładowo chociażby porównania ich z danymi zawartymi w rezerwacji, jeśli takowa miała miejsce. W przypadku zaś braku uprzedniej rezerwacji w celu potwierdzenia danych wpisywany przez nas do karty meldunkowej z informacjami zawartymi w dowodzie lub paszporcie. Zdarza się jednak, że osoba dokonująca wglądu w nasz dokument tożsamości kopiuje go bez podania powodu lub powołując się na potrzebę posiadania naszych danych ze względu na sprawy związane z rozliczeniem pobytu lub ewentualnym naprawieniem szkód w pokoju czy też kradzieży.
Takie działania, o ile nie są poprzedzone naszą zgodną na przetwarzanie danych należy uznać za sprzeczne z obowiązującymi przepisami. Należy bowiem pamiętać, że kopiując nasz dowód osobisty podmiot świadczący usługi hotelowe lub usługi o podobnym charakterze dokonuje przetwarzania danych. W świetle bowiem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych poprzez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych takie jak zbieranie, utrwalanie ( w naszym przypadku kopiowanie dowodu), przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie , a zawłaszcz te, które wykonuje się w systemach informatycznych (art. 7 pkt 2 ustawy).
Wskazać również należy pozyskanie wszystkich danych zawartych w treści dowodu osobistego zdecydowanie wykracza poza zakres racjonalnie wymaganych dla rozliczenia usług hotelowych informacji. Reasumując należy pamiętać, że jeśli korzystamy w usług hoteli, hosteli, moteli czy pensjonatów to podmioty prowadzące takie placówki nie mogą przetwarzać naszych danych osobowych o ile nie wyraziliśmy na to zgody. Zgoda taka powinna być wyrażona w sposób jasny i nie budzący wątpliwości ponadto na etapie poprzedzającym skorzystanie przez nas z usług danego hotelu czy też innego obiektu świadczącego usługi w zakresie zakwaterowania.
Wątpliwości dotyczące kopiowania dowodu osobistego
Jeśli nie wyraziliśmy zgody na skopiowanie naszego dowodu tożsamości lub zostało to dokonane bez naszej wiedzy albo też uważamy, że nasze dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, możemy w celu ochrony naszych prawa złożyć skargę do Generalnego Inspektora Danych Osobowych na niezgodne z prawem przetwarzanie naszych danych. Należy też pamiętać, że w takim przypadku administrator danych , przetwarzając nasze dane bez zgody, naraża się na odpowiedzialność karną . Zgodnie bowiem z art. 49 ust.1 ustawy o ochronie danych osobowych, kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Brak zgody na skan dowodu osobistego a konsekwencje
Gdyby natomiast ze względu na fakt, że nie wyraziliśmy zgody na skopiowanie naszego dowodu osobistego spotkały nas, ze strony podmiotu świadczącego usługi hotelowe, inne konsekwencje np. nasza rezerwacja został anulowana i hotel zatrzymał wpłaconą zaliczkę lub odmówiono nam wydania kluczy to wtedy możemy dochodzić ochrony naszych prawa, w tym ewentualnego odszkodowania, na zasadach ogólnych.
Kto może zeskanować dowód osobisty?
Zgodnie z artykułem 34.4. „Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.”.
Czy można robić skan dowodu osobistego?
Udostępnienie skanu dowodu jest częstą metodą weryfikacji tożsamości. Warto decydować się na nią wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne. Podmiot, któremu udostępniamy skan powinien być zaufany.