Konsekwencje dla członków zarządu

Co grozi członkom zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w razie nie zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub nie złożenia w terminie sprawozdania finansowego do KRS?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art.231 § 1 ksh) zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Zważywszy, że zdecydowana większość spółek zarejestrowanych w Polsce przyjmuje za rok obrotowy rok kalendarzowy termin ten upływa dla nich 30 czerwca. Z punktu widzenia korporacyjnego można powiedzieć, że coroczne zwyczajne zgromadzenie wspólników ( w przypadku spółki akcyjnej zwyczajne walne zgromadzenie) – zwane również potocznie „rocznym zgromadzeniem” jest dla spółki zdarzeniem najważniejszym. Można wręcz zaryzykować twierdzenie, że spółka może „obejść się” bez nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników i ograniczyć się tylko z odbywania corocznych zwyczajnych zgromadzeń wspólników. Zwyczajne zgromadzenie wspólników, w przeciwieństwie do nadzwyczajnego zgromadzenia, jest zgromadzeniem obligatoryjnym, gdyż zapadają na nim rozstrzygnięcia dotyczące kluczowych zagadnień natury finansowej oraz korporacyjne. Zgodnie z art. 231 § 2 ksh przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być: rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
powzięcie uchwały o podziale zysku lub poryciu straty, udzielenie członkom organów spółki absolutorium w z wykonania przez nich obowiązków.

Co do zasady zgromadzenia wspólników, w tym też zwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd, chyba że odbywa się ono bez formalnego zwołania w trybie art.240 ksh.

Jakkolwiek zwyczajne zgromadzenie wspólników jest co do zasady obligatoryjne, to jednak nierzadko zdarza się, że nie odbywa się ono w ustawowym terminie albo nie odbywa się w ogóle. Z sytuacją w której zwyczajne zgromadzenie wspólników nie odbędzie się w terminie 6 miesięcy po upływie roku obrotowego możemy mieć co czynienia wówczas, gdy zarząd albo w ogóle nie zwołał tego zgromadzenia, zwołał jej ale wadliwie albo co prawda zwołał je prawidłowo ale zgromadzenie wspólników nie odbyło się w wyznaczonym terminie (np. ze względu na brak quorum). Możemy wreszcie mieć do czynienia i z taką sytuacją, w której co prawda zwyczajne zgromadzenie się odbyło ale nie podjęło żadnych uchwał. W każdej z tych sytuacji odpowiedzialność zarządu może kształtować się inaczej.

Jeśli bowiem zarząd nie zwołał zwyczajnego zgromadzenia wspólników, do czego jest zobowiązany zgodnie z art. 235 § 1 ksh to naraża się na odpowiedzialność karną, o której mowa w ar. 594 § 1 pkt 3 ksh. Zgodnie z tym przepisem „kto będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd nie zwołuje zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia podlega grzywnie do 20.000 złotych. Oczywiście zdarza się, zwłaszcza w spółkach jednoosobowych lub o małym składzie osobowym, że zarząd „czeka” aż wspólnicy odbędą zwyczajne zgromadzenie bez formalnego zwołania w trybie art.240 ksh. Należy jednak pamiętać, że takie „czekanie” na odbycie zwyczajnego zgromadzenia bez formalnego zwołania nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności karnej, o której mowa w art.594 § 1 pkt 3 ksh. Niezależnie od odpowiedzialności karnej , za niezwołanie w terminie zwyczajnego zgromadzenia wspólników zarząd może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych jeśli spółka wykaże, że w związku z tym poniosła szkodę. Nie zwołanie zwyczajnego zgromadzenia w terminie może też być podstawą do nie udzielenia zarządowe absolutorium z wykonania przez niego obowiązków. Z odrębną odpowiedzialnością zarządu będziemy mieli do czynienia wówczas, gdy zarząd nie zwołał zwyczajnego zgromadzenia, gdyż w ogóle nie przygotował sprawozdania finansowego. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości za sporządzenie sprawozdania finansowego jednostki odpowiada kierownik jednostki. W spółce kapitałowej jest to co do zasady zarząd in corpore chyba, że w ramach podziału obowiązków w zarządzie wskazana została konkretna osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg i sporządzanie sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości „kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie”. Oczywiście również i w tym przypadku możemy mieć dodatkowo do czynienia z odpowiedzialnością odszkodowawczą członków zarządu na zasadach ogólnych

Inaczej wygląda sytuacja, gdy zwyczajne zgromadzenie co prawda zostało przez zarząd zwołane w terminie ale się nie odbyło albo nie podjęło uchwał związanych z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. W takim przypadku zarząd nie powinien czekać, aż zgromadzanie wspólników zatwierdzi sprawozdanie finansowe lecz złożyć je do właściwego rejestru sądowego w formie niezatwierdzanej.

Fakt nie zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez zgromadzenie wspólników nie zwalnia bowiem zarządu z obowiązku złożenia we właściwym rejestrze sądowym sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 69 ust.2 ustawy o rachunkowości „jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie określonym w art. 53 ust.1 (nie później niż 6 miesięcy od dna bilansowego), to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie , a także 15 dni po jego zatwierdzeniu.” Innymi słowy jeśli zwyczajne zgromadzanie wspólników zatwierdziło sprawozdanie finansowe w ustawowym terminie to zarząd zobowiązany jest w terminie kolejnych 15 dni złożyć we właściwym rejestrze sądowym. Jeśli natomiast nie zostało ono zatwierdzone to zarząd i tak ma obowiązek złożyć takie sprawozdanie finansowe ( w tym przypadku niezatwierdzone) w ciągu 15 dni po upływie tego terminu (czyli w ciągu 15 dni licząc od 30 czerwca jeśli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy). Niezależnie od tego po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego zarząd powtórnie zobowiązany jest złożyć sprawozdanie finansowe (tym razem już zatwierdzone) w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu. Zarząd, który nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności jednostki we właściwym rejestrze sądowym podlega, stosownie do postanowień art. 79 ustawy o rachunkowości karze grzywny lub karze ograniczenia wolności. Niezależnie do tego spółka może, na zasadach określonych w przepisach kodeksu cywilnego, dochodzić o zarządu naprawienia szkody, jeśli w związku z nie złożeniem w ustawowym terminie sprawozdania finansowego spółka poniosła szkodę.