Jak zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Zgromadzenie po sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego

30 czerwca jest to dzień, do którego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym powinny, co do zasady, odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie w spółce akcyjnej). W spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym dzień ten przypadał będzie w innym terminie z tym, że również dla tych spółek obowiązuje ogólna reguła, wynikająca z art.231 § 1 kodeksu spółek handlowych (ksh) mówiąca, że zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Użycie zwrotu „odbyć się” oznacza w tym przypadku, że zwyczajne walne zgromadzenie powinno faktycznie być przeprowadzone najpóźniej w dniu 30 czerwca lub w przypadku spółek, których rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym w odpowiednim dniu, po upływie 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.

Zwyczajne walne zgromadzenie spółki artykuł 238 § 1 KSH

Jeśli zatem chcemy zwołać zwyczajne walne zgromadzenie, w standardowy sposób, a więc w trybie określonym w art. 238 § 1 ksh tj. za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych, co najmniej na dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników to już jesteśmy w niedoczasie . Co prawda zgodnie z art.238 § 1 ksh zamiast listu poleconego lub przesyłki kurierskiej, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczna, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie ma być wysłane, ale nie zmienia to faktu, że nawet takie zawiadomienie powinno być wysłane, co najmniej na dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.  Z treści art.238 § 1 ksh wynika natomiast, że istotne jest aby zawiadomienie zostało wysłane, a nie doręczone wspólnikowi na dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. W praktyce, może się zatem okazać, zwłaszcza, jeśli wspólnik odbierze zawiadomienie o zwołaniu z opóźnieniem, że odstęp pomiędzy powzięciem wiadomości o zwołaniu zgromadzenia wspólników, a faktycznym terminem jego odbycia może być bardzo krótki. Zarząd zobowiązany jest wysyłać zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia wspólników na adresy ,które są poddane w księdze udziałów. Zgodnie z art.188 § 1 ksh zarząd jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko,imię  albo firmę (nazwę) każdego wspólnika, adres liczbę udziałów i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywania głosu, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów. A zatem w interesie wspólnika jest, aby aktualizował on swoje dane – zwłaszcza adresowe. Nie jest bowiem obowiązkiem zarządu ustalanie aktualnego adresu wspólnik, a zatem wysłanie zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia wspólników, na dotychczasowy, znany spółce, adres podany w księdze udziałów, będzie skuteczny wobec wspólnika nawet jeśli pod tym adresem, już on nie przebywa.

Zaproszenie informujące o zwołaniu walnego zgromadzenia spółki z o.o.

W zaproszeniu informującym o zwołaniu walnego zgromadzenia należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Jeżeli zwołujemy zwyczajne walne zgromadzenie dochodzą do tego jeszcze dodatkowe obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości. I tak zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także inne podmioty wymienione w tym artykule zobowiązane są do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a kiedy sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu – także sprawozdania z badania sporządzonego przez biegłego rewidenta – najpóźniej na 15 dni przed terminem zgromadzenia wspólników. Jak zatem widać istnieje tu pewna rozbieżność pomiędzy dwutygodniowym terminem na zwołanie zgromadzenia wspólników, a terminem udostępnienia dokumentów finansowych. W przypadku zwyczajnych zgromadzeń wspólników wskazane jest, zatem wcześniejsze wysyłanie zawiadomień, tak aby można było sprostać wymogom wynikającym z art. 68 ustawy o rachunkowości. W zawiadomieniu o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników należy ponadto wskazać miejsce udostępnienia w/w dokumentów finansowych. Ustawodawca nie narzuca zarządowi miejsca udostępnienia, sposobu przekazania ani też nie określa nośnika, na jakim ma być zapisane przekazywane roczne sprawozdanie finansowe. Nośnikiem tym może być papier lub nośnik elektroniczny. Istnieje też możliwość udostępnienia sprawozdania finansowego na stronie internetowej spółki. Udostępnienie sprawozdania finansowego nie musi się wiązać z jego ogłoszeniem może ono też polegać na wskazaniu wspólnikom, że zainteresowane osoby mogą zapoznać się z treścią sprawozdania finansowego w siedzibie spółki lub biurze zarządu.

Przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być :

(i)                 rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,

(ii)               powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 ksh sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,

(iii)             udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Inne sprawy jako przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być też inne sprawy. W pewnych okolicznościach formalne zwołanie zwyczajnego zgromadzenia nie będzie jednak konieczne. I tak, zgodnie z art. 240 ksh uchwały wspólników można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Należy powiedzieć, że co do zasady uchwały wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podejmowane są na zgromadzeniach wspólników, a więc w ramach zakresu działania organu spółki. Jak już wspomniano zgromadzenia te mogą być zwoływane formalnie ( w trybie art.238 ksh) lub też odbywać się bez formalnego zwołania ( w trybie art.240 ksh). Od tej zasady, a więc odbywania zgromadzeń wspólników przed organem spółki, art. 227 § 2 ksh przewiduje wyjątek, a mianowicie bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte albo na głosowanie pisemne.  Tryb ten nazywano potocznie trybem obiegowym albo głosowaniem pisemnym. Jeszcze do niedawna tryb ten nie mógł być stosowany w przypadku uchwał będących przedmiotem zwyczajnych zgromadzeń wspólników, a to ze względu na treść art. 231 § 4 ksh, który mówił, że w sprawach, o których mowa w art. 231 § 2 i § 3 ksh, pisemne głosowanie jest wyłączone. Oczywiście tryb ten nie mógł i nadal nie może być stosowany w takich przypadkach, w których przepisy kodeksu spółek handlowych wprost nakładają obowiązek umieszczenia uchwały wspólników w protokole sporządzonym przez notariusza (np. zmiana umowy spółki). Nie można było, zatem w trybie pisemnym głosować nad zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, podziałem zysku lub pokryciem straty a także nad udzieleniem absolutorium dla członków władz. Od 1 marca 2019 r., sytuacja w tym zakresie uległa zmianie a to za sprawą wykreślenia art. 231 § 4 ksh. Dziś pisemne głosowanie w sprawach zastrzeżonych przedmiotowo dla zwyczajnych walnych zgromadzeń wspólników jest dopuszczalne. Ponieważ przepisy kodeksu spółek handlowych w ramach tzw. pisemnego trybu głosowania rozróżniają dwa wariant wskazane jest poświęcenie im nie, co uwagi. Pierwszy wariant zakłada, że bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienia, które mają być powzięte. Zgodnie z tym trybem nie jest konieczne, uprzednie uzyskanie od wszystkich wspólników zgód na pisemne głosowanie.  W tym przypadku wystarczające jest, jeśli zarząd prześle treść proponowanej uchwały do wszystkich wspólników a oni opatrzą ją swoimi podpisami i odeślą do spółki. Przy czym bez znaczenia jest czy zarząd wyśle tyle egzemplarzy projektu uchwały ilu jest wspólników czy też będzie to jeden egzemplarz, który obiegowo będzie przechodził „z ręki do ręki” tak, aby każdy ze wspólników mógł indywidualnie się pod nim podpisać. Jak zatem widać tryb ten zakłada wymóg uzyskania zgód wszystkich wspólników. Drugi wariant, o którym mowa w art.227 § 2 in fine ksh, zakłada natomiast, że najpierw wszyscy wspólnicy muszą wyrazić zgodę na pisemne głosowanie. A zatem pierwszą czynnością, w tym przypadku powinno być skierowanie przez zarząd pisemnych zapytań do wszystkich wspólników czy wyrażają zgodę na pisemne głosowanie. Dopiero w następstwie tak wyrażonej zgody wszystkich wspólników przeprowadzane jest głosowanie nad projektem uchwały, z tym że w tym przypadku uchwała jest przyjmowana taką większością głosów (bezwzględna lub kwalifikowaną), jaką przewiduje umowa spółki albo przepisy kodeksu spółek handlowych, jeśli umowa spółki nie reguluje tej kwestii. O ile, zatem na samo wyrażenie zgody na pisemne głosownie wymagana jest jednomyślność wspólników, to już samo głosowanie nad uchwałą takiej jednomyślności nie wymaga i będą one podejmowane zgodnie z zasadami podejmowania uchwał obowiązującymi na zgromadzeniu wspólników.

Z zadowoleniem należy przyjąć powyższe zmiany zwłaszcza, że idą one w kierunku uproszczenia procedur związanych z odbywaniem zgromadzeń wspólników. Z drugiej jednak strony zwyczajne zgromadzenie wspólników, które zatwierdza sprawozdanie finansowe, na którym wspólnicy mogą zadawać pytania członkom zarządu odnośnie spraw związanych sytuacją finansową spółki powinno się raczej odbywać w ramach organu spółki, jakim jest zgromadzenie wspólników.

Radca prawny

Wojciech Ostrowski

Rachelski i Wspólnicy Kancelaria Prawna Spółka komandytowa