Czy obsługa prawna może ustrzec firmę od katastrofy?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą wie, że kogo, jak kogo, ale księgowego mieć musi. Czy to w formie usług zewnętrznych, czy też na „etacie”, ale musi być ktoś, kto będzie prowadził księgi rachunkowe, wystawi faktury, prawidłowo zaksięguje koszty wynikające z bieżącej działalności, wyliczy należne podatki, czy też przygotuje bilans.

Z obsługą prawną jest zdecydowanie inaczej, zwłaszcza, jeśli chodzi o małe lub średnie firmy. Dziś w dobie Internetu, gdy praktycznie każdy lepszy czy gorszy wzór umowy lub pisma można znaleźć na stronie wydawać by się mogło, że rola profesjonalnego doradcy prawnego schodzi na dalszy plan. Oczywiście żadnemu przedsiębiorcy nie można odmówić prawa poszukiwania oszczędności, ale czy warto oszczędzać na prawnikach?

Czy wzór umowy z Internetu zastąpi wiedzę i doświadczenie, a czasami i intuicję prawnika z wieloletnim stażem? Czy Internet przejmie ryzyko niepowodzenia Twojej firmy?

Jeśli prowadzisz małą firmę, a Twoja działalność polega na świadczeniu usług na rzecz jednego czy dwóch podmiotów, to jest oczywiste, że rozbudowana obsługa prawna nie jest Ci do tego potrzebna. Zastanów się jednak ile razy, zwłaszcza, gdy współpracujesz z dużymi podmiotami sieciowymi czy też podmiotami wynajmującymi powierzchnie handlowe lub instytucjami kredytowymi, dostawałeś do podpisu tzw. „standardową” umowę, której nie rozumiałeś bo była tak zawiła i niejasna ale i tak ją podpisywałeś nie myśląc o ewentualnych konsekwencjach.

Tymczasem, z naszego ponad 25 letniego praktycznego doświadczenia na rynku usług prawniczych wynika, że czasami jeden przeoczony,  na pierwszy rzut oka nieistotny zapis w umowie albo przezornie dodane przez Ciebie sformułowanie może albo doprowadzić Twój biznes do katastrofy albo zapewnić Tobie komfort i bezpieczeństwo.

Chcąc zapewnić sobie taki komfort czy bezpieczeństwo nie musisz korzystać ze stałej obsługi prawnej swojej firmy. Możesz to również osiągnąć współpracując z profesjonalnym doradcą prawnym na zasadzie ad hoc (case by case) zapewniając sobie wsparcie prawne dla swoje firmy przy zawieraniu określonych umów czy też przeprowadzaniu określonych operacji gospodarczych (np. przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę, przejęcie innego podmiotu, zakup udziałów, zatrudnianie oraz zwalnianie pracowników itd.). Profesjonalny doradca prawny nie tylko przygotuje dla Twojej firmy niezbędne dokumenty, zweryfikuje projekty umów, które masz podpisać, ale wskaże też optymalne rozwiązania podatkowe dla Twojej działalności, a także zwrócić uwagę na ewentualne zagrożenia jakie mogą wynikać dla Ciebie z przedsięwzięcia, w które się angażujesz.

Powierzając w takim czy innym zakresie obsługę prawną swojej firmy profesjonalnym doradcom prawnym zdejmujesz z siebie część ryzyka związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie sposób w tym miejscu wymienić wszystkie zagadnienia, które mogą wchodzić w zakres obsługi prawnej Twojej firmy.

Oczywiście wskazane byłoby abyś już na etapie podejmowania decyzji o rozpoczęciu działalności gospodarczej skonsultował się z profesjonalnym doradcą prawnym, który może podpowiedzieć, jaką formę prawną wybrać dla planowanej przez Ciebie działalności.

Jeśli już masz firmę to jej obsługa prawna może obejmować różne aspekty jej działalności, a także przybierać różne formy współpracy.

Możesz przykładowo zdecydować się na stałą obsługę prawną, oczywiście dostosowaną do Twoich potrzeb, z określeniem limitu godzin świadczenia pomocy prawnej. W takim przypadku profesjonalny doradca prawny powinien zapewnić Twojej firmie pełne i dostępne 24h na dobę wsparcie prawne, co będzie o tyle łatwiejsze, że przy stałej obsłudze prawnej, dedykowany Twoje firmie prawnik zna jej sytuację, a także profil działalności firmy.

Jeśli w Twojej ocenie prowadzona przez Ciebie firma nie potrzebuje stałej obsługi prawnej możesz ograniczyć się do współpracy przy określonych zagadnieniach rozliczanych godzinowo lub zadaniowo. Możesz przykładowo zlecić przygotowanie dla swoje firmy dokumentacji z zakresu prawa pracy np. umów o pracę, umów o zachowaniu poufności czy też profesjonalnych umów o zakazie konkurencji dla aktualnych lub byłych pracowników, które realnie zabezpieczą interes Twojej firmy. Możesz zlecić przygotowanie profesjonalnej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych (RODO).

W zakres profesjonalnej obsługi prawnej Twojej firmy może również wchodzić przygotowanie odpowiednich regulaminów, jeśli np. prowadzisz działalność w zakresie e-commerce, wtedy doradca zajmie się przygotowaniem standardowych umów dotyczących między innymi: najmu, robót budowlanych, zleceń, przeniesienia autorskich praw majątkowych itp., wykorzystywanych przez Twoją firmę w bieżącej działalności gospodarczej. Zakres obsługi prawnej może obejmować również reprezentowanie Twojej firmy w negocjacjach z potencjalnymi kontrahentami, z którymi zamierzasz zawrzeć lub renegocjować zawartą umowę, prowadzenie wstępnej windykacji należności od Twoich dłużników, a także zapewnienie Twojej firmie, jeśli prowadzisz ją w formie spółki prawa handlowego, obsługi tzw. zagadnień natury korporacyjnej (obsługa prawna walnych zgromadzeń, przygotowywanie wymaganych przepisami prawa uchwał organów statutowych, a także współpraca w zakresie wykonywania obowiązków sprawozdawczych).

Z doświadczenia wiemy, że w dzisiejszej dobie profesjonalna obsługa prawna firmy to nie tylko siedzenie za biurkiem, lecz przede wszystkim rozwiązywanie i uwalnianie Twojej firmy od problemów. To też aktywne uczestniczenie w życiu Twojej firmy. Czasami rozwiązanie problemu będzie wymagało po stronie profesjonalnego doradcy prawnego czasu, ale niekiedy wystarczy krótka rozmowa telefoniczna z Twoim prawnikiem, który powie „tak, rób to” albo „nie, to jest ryzykowne”, a taka właśnie rozmowa może zdecydować o powodzeniu Twojego biznesu, a także o Twoim bezpieczeństwie. Pamiętaj, że prowadząc dziś w ustawicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym działalność gospodarczą, powinieneś zadbać zarówno o swój komfort i bezpieczeństwo, a także bezpieczeństwo prawne swojej firmy. Oczywiście informacje dostępne w Internecie, jakkolwiek mogą być w tym zakresie wielce pomocne, nie zastąpią w naszej ocenie profesjonalnej obsługi prawnej firmy.  

 

Wojciech Ostrowski, Radca prawny, Rachelski i Wspólnicy Kancelaria Prawna Spółka komandytowa