Zgromadzenia w spółce nie da się zwołać na ostatnią chwilę

Błędy i uchybienia związane z powoływaniem i przebiegiem zgromadzenia wspólników mogą doprowadzić do zaskarżenia podjętych uchwał, a nawet stwierdzenia ich nieważności.

W przypadku spółek z o.o., w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym – a takich jest zdecydowana większość – zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno być zwołane najpóźniej 30 czerwca. Ustalenie daty zgromadzenia stanowi punkt wyjścia do określenia terminu wysłania zaproszeń do wspólników.
– Co do zasady, wysyła się je co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że jeżeli zgromadzenie wspólników zostało wyznaczone na 30 czerwca, to minimalny dwutygodniowy termin na zwołanie wspólników zostanie zachowany, jeżeli zaproszenia zostały wysłane najpóźniej 15 czerwca (14 dni + dzień zgromadzenia określony w zawiadomieniu) – wyjaśnia Stanisław Rachelski, radca prawny, wspólnik zarządzający w Kancelarii Prawniczej Rachelski i Wspólnicy.
Ponieważ uchybienia dotyczące zwoływania zgromadzenia wspólników mogą doprowadzić do zaskarżenia podjętych uchwał, a nawet do stwierdzenia ich nieważności, warto zwrócić uwagę na kwestię, która budzi często wątpliwości: czy dopuszczalne jest osobiste zawiadomienie wspólnika o zwołanym zgromadzeniu? Artykuł 238 par. 1 kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.) wskazuje, że zgromadzenie może być zwołane za pomocą listów poleconych, poczty kurierskiej lub zawiadomienia wysłanego pocztą elektroniczną (ale tylko wtedy, gdy wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę i podał adres, na który należy je wysłać).
– W wyroku z 26 marca 2009 r. (sygn. akt I CSK 253/08) Sąd Najwyższy zajął stanowisko, że art. 238 par. 1 k.s.k. stwarza tylko minimalne gwarancje zapewnianej wspólnikom ochrony ustawowej. Sposoby doręczenia wymienione przez ustawodawcę nie są jedynymi, które pozwalają na skuteczne powiadomienie wspólnika o zwołanym zgromadzeniu. Zawiadomienie wspólnika dokonane w inny sposób, pozwalający jednak na powzięcie z określonym wyprzedzeniem czasowym informacji o terminie, miejscu i porządku obrad zwołanego zgromadzenia wspólników, nie może być traktowane jako zwołane wadliwie i pozbawione uprawnienia do podejmowania uchwał. W praktyce jednak w spółkach powstają niekiedy spory, czy osobiste zawiadomienie wspólnika rzeczywiście miało miejsce i było skuteczne. Aby uniknąć takich nieporozumień, lepiej wykorzystać w tym celu wspomniane już środki, wymienione w k.s.k. Wówczas zdecydowanie łatwiej będzie udowodnić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników – radzi mecenas Stanisław Rachelski.
Przepisy kodeksu spółek handlowych dopuszczają również możliwość odbycia zgromadzenia bez formalnego zwołania. Jest to możliwe, ale tylko w sytuacji, jeżeli na zgromadzeniu obecni są wszyscy wspólnicy spółki i każdy z nich wyraża zgodę na odbycie zgromadzenia i podejmowanie uchwał w przedmiocie, który należy do kompetencji zgromadzenia. W tym przypadku proces przygotowania zwyczajnego zgromadzenia ulega znacznemu skróceniu i uproszczeniu. Treść zaproszeń Należy zwrócić uwagę nie tylko na dochowanie właściwych terminów i formy dostarczenia zaproszeń na zgromadzenie wspólników, lecz także na ich treść. – W treści zaproszenia należy podać: dzień, godzinę i miejsce oraz szczegółowy porządek obrad. Niestety zdarza się, że w niektórych zaproszeniach brakuje któregoś z wymienionych elementów. Tego typu niedopatrzenie może zaważyć na tym, czy zgromadzenie zostało zwołane w sposób prawidłowy – mówi ekspert.
W praktyce prawidłowe oznaczenie dnia, godziny i miejsca raczej nie nastręcza trudności. Znacznie częściej popełniane są błędy przy ustalaniu szczegółowego porządku obrad.
Dzieje się tak ponieważ o tym, co należy uznać za szczegółowy porządek obrad, decyduje każdorazowo charakter rozpatrywanych zagadnień oraz tematyka planowanych uchwał. Ponieważ nie jest możliwe stworzenie uniwersalnej definicji określającej, co jest szczegółowym porządkiem obrad, można jedynie określić ogólną zasadę dotyczącą jego formułowania: porządek obrad zgromadzenia wspólników należy formułować na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień zwołania zgromadzenia (wyrok SN z 14 maja 2009 r., sygn. akt I CSK 406/08).
W przypadku, gdy porządek obrad przewiduje zmiany w umowie spółki, zastosowanie ma art. 238 par. 2 zdanie 2 k.s.k., zgodnie z którym w zaproszeniu należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. – Wymóg określania porządku obrad w sposób szczegółowy powinien być za każdym razem interpretowany w taki sposób, aby zrównoważyć interesy spółki i interesy wspólników. Oznacza to, że z jednej strony nie można nadmiernie obarczać spółki koniecznością dołączania do zaproszenia na zgromadzenie projektów uchwał dotyczących wszystkich punktów porządku obrad, z drugiej strony wspólnicy muszą mieć pewność, czego dokładnie będą dotyczyć poszczególne punkty porządku obrad. Szczególna staranność w formułowaniu porządku obrad jest wyjątkowo ważna w sytuacji, gdy na zgromadzeniu wspólników mają zostać podjęte uchwały o kluczowym znaczeniu dla spółki i wspólników, np. wiążące się z poważnymi zmianami w strukturze własnościowej spółki – podkreśla radca prawny Stanisław Rachelski.
Nazbyt ogólne sformułowanie porządku obrad może wprowadzać wspólników w błąd i nie pozwalać na obiektywną ocenę wagi uchwał, które mają być podjęte. W takim przypadku można postawić zarzut – w świetle wspomnianego wyroku Sadu Najwyższego – że konkretna uchwała została podjęta w sprawie nieobjętej porządkiem obrad. Wspólnikowi, który poweźmie tego typu zastrzeżenie, przysługuje prawo wytoczenia powództwa o uchylenie danej uchwały.
Co do zasady, zwyczajne zgromadzenie wspólników nie podejmuje uchwał w sprawach, które nie zostały wyszczególnione w porządku obrad. Porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia powinien zatem być starannie przemyślany. Zdarzają się bowiem przypadki przyjmowania uchwał nieobjętych porządkiem obrad, co zazwyczaj jest błędem.
Przepisy dopuszczają w drodze wyjątku możliwość podjęcia uchwały niewyszczególnionej w porządku obrad jedynie wtedy, gdy na zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego jej podjęcia. Tak wynika z art. 239 par. 1 k.s.k.
Z przyjęciem porządku obrad łączy się również to, że do sprawy już omówionej i zakończonej podjęciem uchwały nie można powracać na tym samym zgromadzeniu w obecności tych samych osób. Jeśli więc wspólnik głosował przeciw i od razu nie domagał się, aby ten fakt został zaprotokołowany – to pod koniec zgromadzenia nie może żądać, aby taka informacja została zamieszczona w protokole. – Jest to ważne, jeżeli wyrażający sprzeciw wspólnik zamierza w przyszłości skarżyć uchwałę. Tymczasem wielu wspólników popełnia błąd i zbyt późno zgłasza żądanie zaprotokołowania sprzeciwu – mówi mecenas Stanisław Rachelski.
Należy również pamiętać, że jeżeli z postanowień umowy spółki wynika, że czas trwania kadencji członków jej organów (zarządu i rady nadzorczej) dobiega końca, to do porządku obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników konieczne jest wpisanie uchwał dotyczących powołania członków organów spółki na kolejne kadencje.

(…)
Absolutorium dla każdego Uchwałę w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania obowiązków – lub też jego nieudzielenia – podejmuje się w stosunku do wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w zatwierdzanym roku obrotowym. Członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zwyczajnego zgromadzenia, mają prawo uczestniczyć w nim, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe, sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz opinię i raport biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.
Przy udzielaniu absolutorium w praktyce popełniane są jeszcze inne błędy. Otóż z art. 247 par. 2 k.s.k. wynika, że tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Co prawda, przepisy przewidują, że w niektórych przypadkach zgromadzenie wspólników może powziąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania, nie dotyczy to jednak udzielania absolutorium. Prowadzący zwyczajne zgromadzenie powinien o tym pamiętać. W głosowaniu w sprawie absolutorium niemożliwe jest przeprowadzenie jawnego głosowania. (…)

Mecenas Stanisław Rachelski wyjaśnia, że jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, to zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. Jeżeli jednak w umowie spółki przewidziane jest określone quorum, to należy pamiętać, że musi ono zostać utrzymane przez cały czas trwania zgromadzenia wspólników. Obecność wspólników reprezentujących określoną w umowie spółki część kapitału zakładowego jest konieczna nie tylko w momencie sprawdzania obecności, lecz także przy podejmowaniu konkretnych uchwał. Oznacza to, że w przypadku opuszczenia zgromadzenia przez część kapitału zakładowego (braku quorum), zgromadzenie traci uprawnienie do podejmowania uchwał. Niestety, nie we wszystkich spółkach o tym się pamięta. Takie niedopatrzenie powoduje, że część uchwał jest nieważna.
Zgodnie z art. 245 k.s.k. uchwały wspólników są podejmowane bezwzględną większością głosów (czyli co najmniej 50 proc. + 1 głos). Należy przy tym pamiętać, że przy obliczaniu bezwzględnej większości liczą się również głosy wstrzymujące. W praktyce zdarza się, że nie są one brane pod uwagę. To kolejny istotny błąd popełniany podczas zwyczajnych zgromadzeń w spółkach. Nie zawsze przestrzegane są też wymogi dotyczące ilości głosów przy podejmowaniu uchwał o szczególnym znaczeniu.

Wszystkie uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów. Protokół spisywany jest przez protokolanta. Może nim zostać każdy ze wspólników lub osoba trzecia. Co do zasady, uchwały dokumentowane są w formie pisemnej. Niekiedy jednak protokół sporządzony jest w formie aktu notarialnego. W takim przypadku do księgi protokołów zarząd wnosi odpis takiego protokołu. Artykuł 248 k.s.h. odnosi się do obowiązku sporządzania protokołu z uchwał. Jednak w praktyce protokół, oprócz treści podjętych uchwał, zawiera również opis przebiegu zgromadzenia. Zazwyczaj prezentuje również informacje dotyczące stwierdzenia prawidłowości zwołania zgromadzenia (powinien zrobić to przewodniczący zgromadzenia), stwierdzenia zdolności zgromadzenia do powzięcia uchwał, określenia quorum (jeśli jest wymagane) lub zgłoszonych sprzeciwów.

Po sporządzeniu protokołu warto sprawdzić jego poprawność i sprostować ewentualne formalne i merytoryczne błędy. Mogą one być bowiem w przyszłości argumentem przemawiającym za stwierdzeniem nieważności uchwały, co może okazać się niekorzystne dla spółki. Niestety, nie zawsze o tym pamiętają osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie zwyczajnych zgromadzeń. Do protokołu należy również dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia oraz dowody zwołania zgromadzenia wspólników, np. dowody nadania listów poleconych zawierających zaproszenie na obrady.

O jeszcze jednym zapisie w protokole trzeba pamiętać, jeśli do zgromadzenia wspólników doszło bez formalnego zwołania. W takim przypadku w protokole należy zaznaczyć, że żaden z nich nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia bez formalnego zwołania.
Kolejna ważna sprawa, w której często spółki zapominają, to podpisy pod protokołem. – Gdy protokół ze zgromadzenia nie zostanie podpisany przez przewodniczącego i protokolanta – a tak niekiedy się zdarza – to powstaje domniemanie, że zgromadzenie się nie odbyło, czyli przyjęte na nim uchwały faktycznie nie zostały podjęte. Niekiedy protokół zgromadzenia nie zostaje załączony do księgi protokołów i ginie. Brak porządku w gromadzonej dokumentacji może np. doprowadzić do sytuacji, że podmioty trzecie nie zawrą ze spółką stosownej i korzystnej dla spółki umowy z uwagi na brak przedłożenia przez spółkę ważnej uchwały uprawniającej spółkę do zawarcia takiej umowy – przestrzega Stanisław Rachelski, radca prawny.

Podstawa prawna Ustawa z 15 września 2000 r.
– Kodeks spółek handlowych (t.j.Dz. U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).
Ustawa z 29 września 1994 r.o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.).

Ramka 1. Nie zawsze 50 proc. + 1 głos Do podjęcia niektórych uchwał niezbędna bywa podwyższona liczba głosów: n Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki z o.o., rozwiązania spółki lub zbycia spółki albo jej zorganizowanej części zapadają większością dwóch trzecich głosów. n Trzech czwartych głosów wymagają uchwały dotyczące istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki z o.o. n Jeżeli uchwała dotycząca zmiany umowy sp. z o.o. związana jest ze zwiększeniem świadczeń wspólników lub uszczupleniem praw udziałowych bądź praw przyznanych osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy. n Podjęcie uchwały o połączeniu spółek albo o przekształceniu spółki z o.o. w akcyjną lub odwrotnie wymaga reprezentacji co najmniej połowy kapitału i większości kwalifikowanej trzech czwartych głosów.

WAŻNE: Spółka z o.o. nie powinna popełniać błędów formalnych. Jeżeli jednak już je popełni, to musi jak najszybciej zwołać kolejne zgromadzenie wspólników w celu poprawienia dostrzeżonych uchybień

WAŻNE: Za niezwołanie zwyczajnego zgromadzenia w ustawowym terminie sąd rejestrowy może nałożyć na członków zarządu grzywnę w wysokości do 20 000 zł

WAŻNE: Gdy wspólnik głosował przeciw uchwale i od razu nie domagał się, aby to zaprotokołowano, to pod koniec zgromadzenia nie może tego żądać. Tymczasem wielu wspólników popełnia błąd i zbyt późno zgłasza żądanie zaprotokołowania sprzeciwu