Zachowanie ostrożności w doborze partnerów biznesowych oraz szczegółowe sprawdzenie przyszłego kontrahenta powinno być normą. Nie jest.
Jeszcze przed zawarciem umowy należy poznać partnera handlowego, ustalić z nim warunki i formę współpracy. Warto też upewnić się, że każda ze stron tak samo rozumie wszystkie zapisy umowy.
Rodzaje dłużników
Windykatorzy dzielą dłużników na dwie kategorie, zależnie od genezy długu i podejścia do współpracy. Zaległość nieświadomych dłużników powstaje na skutek nieumiejętnego zarządzania finansami, przecenienia własnych możliwości czy kłopotów ich klientów, np. upadłości głównego kontrahenta lub opóźnienia zapłaty za usługi tłumaczy Paweł Zajas, kierownik windykacji Cash Flow. Nieświadomi dłużnicy starają się w miarę możliwości spłacić swoich wierzycieli, dotrzymują ustaleń, przestrzegają zawartych układów. Ponieważ ich długi nie były skutkiem świadomego działania, ich strategie unikania spłaty są doraźne i łatwe do zablokowania.
Świadomi dłużnicy, którzy z premedytacją zaciągają zobowiązania, z góry zakładają, że nigdy ich nie będą regulować. Przed zaciągnięciem zobowiązań starają się zabezpieczyć swój majątek, wprowadzić do umów klauzule uniemożliwiające w ich przekonaniu działanie profesjonalnych windykatorów twierdzi Paweł Zajas.
Tak się zaczyna
Dłużnicy z premedytacją utrudniają pracę windykatorów na przykład przez częste zmiany adresu zamieszkania czy siedziby firmy, nieodbieranie przesyłek poleconych. Już na etapie składania oferty należy sprawdzić wiarygodność potencjalnego partnera handlowego. Zebranie dokumentów rejestrowych oraz sprawdzenie wiarygodności finansowej jeszcze przed rozpoczęciem współpracy zapewni większe prawdopodobieństwo wypłacalności przyszłego kontrahenta zapewnia Piotr Pisarski, specjalista ds. windykacji w Kaczmarski Inkasso.
Informację o przyszłym partnerze handlowym można zdobyć samodzielnie lub za pośrednictwem wyspecjalizowanych firm. Najprościej zwrócić się do kontrahenta z prośbą o pokazanie bilansu i rachunku wyników za miniony rok obrachunkowy lub zeznań podatkowych za ostatni miesiąc mówi Piotr Pisarski.
Warto zgromadzić i sprawdzić również aktualne dokumenty potwierdzające Regon, NIP, wpis do ewidencji działalności gospodarczej, numer Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), koncesje, umowy spółek, wyciągi z ksiąg wieczystych. Następnie powinno się sprawdzić prawidłowość umocowania osób reprezentujących kontrahenta przy zawieraniu umowy. Zazwyczaj umocowanie i sposób reprezentacji firmy sprawdza się na podstawie danych z Krajowego Rejestru Sądowego. Zaglądając do nich, można dowiedzieć się nie tylko, kto jest udziałowcem kontrahenta, kto ma prawo zawierać w jego imieniu umowy, ale co najważniejsze ile wynoszą kapitały spółki radzi Stanisław Rachelski, wspólnik w Kancelarii Rachelski i Wspólnicy.
Informacje o nierzetelnych kontrahentach można też uzyskać od firm, które prowadzą rejestry dłużników. Większość z nich prowadzi serwisy internetowe, na których można sprawdzić, czy dana firma lub osoba nie zalega z płatnościami dodaje Piotr Pisarski.
By dobrze skończyć
Nawet jeżeli kontrahent okaże się wiarygodny, to z czasem do rangi problemu numer jeden może urosnąć brak umowy o zapłatę. Często strona oferująca towar czy usługę dysponuje tylko fakturami lub źle sporządzoną umową. W takiej sytuacji szanse na odzyskanie należności, gdy sprawa trafi do sądu, są nikłe. Warto więc zabezpieczyć należności poprzez klauzule umowne, dotyczące wysokości odsetek za zwłokę, zastrzeżenia prawa własności czy dokumentacji należności. Jeżeli to możliwe, należy skorzystać z zabezpieczenia wykonania umowy mówi Piotr Pisarski.
Zabezpieczeniem umowy może być poręczenie według prawa cywilnego, gwarancja bankowa, przelew wierzytelności, blokada środków, kaucja, przystąpienie do długu, hipoteka, oświadczenie o poddaniu się egzekucji, zastaw czy przewłaszczenie. Gdy wierzyciel ma skuteczne zabezpieczenia, jest bardziej prawdopodobne, że środki pieniężne na pewno do niego dotrą potwierdza Stanisław Rachelski.
Często popełnianym błędem jest odstąpienie od zabezpieczenia w obawie przed utratą partnera handlowego.