O terminie urlopu ostatecznie decyduje pracodawca

Urlop wypoczynkowy powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski zatrudnionych i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Tak wynika z art. 163 par. 1 k.p. Co do zasady termin wypoczynku musi być więc uzgodniony między pracownikiem a pracodawcą. Uzgodnieniem takim – jak to wskazano m.in. w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 590/00) – może być plan urlopów, a w przypadku jego braku – każdorazowa akceptacja osoby upoważnionej przez pracodawcę do udzielania wypoczynku. Jednocześnie SN uznał, że konstytucyjne prawo do urlopu i konieczność jego wykorzystania w danym roku kalendarzowym lub najpóźniej do końca września następnego roku (art. 168 k.p.) nie może być realizowane w sposób dowolny, bez uzgodnienia z pracodawcą.
Generalnie zatem, o ile nic innego nie wynika z obowiązujących przepisów, pracodawca nie jest bezwzględnie zobowiązany do uwzględnienia każdego wniosku pracownika o udzielenie wypoczynku złożonego w każdym czasie. Potwierdził to SN w przytoczonym wyroku. Podkreślił, że pracodawca jest jednak związany takim wnioskiem, gdy pochodzi on od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po macierzyńskim. Zasada ta odnosi się również do pracownika ojca wychowującego dziecko, który korzysta z ostatniego z wymienionych urlopów (art. 163 par. 3 k.p.).
Zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą brak zgody na udzielenie urlopu w określonym przez pracownika terminie nie wymaga szczególnego uzasadnienia. Należy jednak pamiętać, iż jeżeli termin ten był wcześniej ustalony w planie urlopów lub uzgodniony indywidualnie, to jego przesunięcie przez firmę może nastąpić tylko wówczas, gdy nieobecność zatrudnionego spowoduje poważne zakłócenia w toku pracy (art. 164 par. 2 k.p.).