CO SIĘ ZMIENI DLA FIRM W 2018 r.

Nowe obowiązki informacyjne, rewolucja w ochronie danych osobowych, nowe zasady rozliczania się z ZUS – to tylko wybrane zmiany, na jakie muszą przygotować się przedsiębiorcy w tym roku.

Dawno nie było roku, który obfitowałby w tak wiele zmian w prowadzeniu firmy. I nie są to tylko kosmetyczne nowości.
W 2018 r. państwo zapowiada dalsze uszczelnianie luki podatkowej. Do tej pory fiskus wyrywkowo kontrolował firmy, czy płacą tyle, ile powinny. Teraz ciężar kontroli państwo częściowo przerzuci na przedsiębiorców. I to oni zapłacą za wdrażanie zmian.
JEDNOLITY PLIK KONTROLNY
Od stycznia 2018 r. wszystkie firmy, również jednoosobowe, muszą gromadzić i przesyłać fiskusowi dane ze swoich systemów księgowych w formie pliku w formacie XML według z góry ustalonego schematu i struktury. Chodzi o Jednolity Plik Kontrolny (JPK). Od połowy 2016 r. tym obowiązkiem objęte były większe firmy.
To maksymalnie siedem rodzajów plików, bo nie każda firma musi generować wszystkie. Dotyczą one danych z ksiąg rachunkowych (plik JPK_KR), wyciągów bankowych (JPK_WB), stanu magazynu (JPK_MAG), podatkowej księgi przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR), ewidencji przychodów (JPK_EWP) oraz faktur VAT (JPK_FA) i ewidencji zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT).
Przykładowo plik JPK_FA jest odzwierciedleniem konkretnych faktur podatnika, tylko dane zapisane są w innej formie. W takim pliku powinny się znaleźć m.in.: numery faktur, identyfikacja kontrahenta i wartość transakcji w rozbiciu na poszczególne stawki podatkowe i linie faktur.
Od stycznia 2018 r. plik JPK_VAT będą musiały przesyłać co miesiąc wszystkie firmy. To oznacza, że pierwszą paczkę danych za styczeń powinny przesłać w lutym 2018 r. Pozostałe pliki będą zobowiązane przesłać na żądanie fiskusa od lipca 2018 r.
Pliki JPK właściciel firmy może przygotować i wysyłać samodzielnie. W internecie można znaleźć wiele firm oferujących programy pozwalające odpowiednio przygotować dane do wysyłki. Mniej zmartwień będą mieć przedsiębiorcy, którzy korzystają z usług biur księgowych, bo to one zajmą się ich selekcją, zamianą w JPK i wysyłką. W związku z nowym obowiązkiem firmy muszą się jednak liczyć ze wzrostem cen usług księgowych.
RODO, CZYLI DANE OSOBOWE PO NOWEMU
Nowe zasady przetwarzania danych osobowych wejdą w życie 25 maja 2018 r. Chodzi o ogólne rozporządzenie o ochronie danych, w skrócie RODO. Zmiany dotkną wszystkich przedsiębiorców – zarówno zakład fryzjerski, który przechowuje numery telefonów swoich klientów, jak i bank czy firmę telekomunikacyjną obsługującą kilka milionów klientów. Zmiany obejmą nie tylko firmy, ale wszystkie instytucje (np. spółdzielnie, szpitale, instytucje rządowe), które obracają danymi osobowymi.
Celem nowych regulacji jest zwiększenie kontroli nad gromadzonymi danymi oraz zabezpieczenie ich przed wyciekiem. RODO nie jest listą konkretnych procedur, które firmy muszą wdrożyć. Ich liczba zależeć będzie od struktury danej firmy, rodzaju i liczby gromadzonych danych osobowych.
Każda firma powinna zacząć od inwentaryzacji swoich baz danych, bo 25 maja powinna być gotowa, by poinformować wszystkie osoby, których dane przechowuje, w jakim celu to robi i jakie to dane, czy np. udostępnia je innym podmiotom. Musi też poinformować o tym, kto w firmie jest odpowiedzialny za ochronę danych, i o prawie złożenia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
Firmy będą także musiały sprawdzić, w jakich celach klient wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda wydana w ramach jednej usługi nie może być wykorzystywana szerzej, np. do celów marketingowych czy przekazywania ich innym podmiotom.
Kolejnym wyzwaniem będzie wypracowanie w firmie procedur dotyczących bezpieczeństwa i przepływu danych osobowych oraz dostosowania do nich systemów informatycznych. RODO zostawia firmom wolną rękę w kwestii sposobu zabezpieczenia danych przed wyciekiem. Mają być adekwatne do zagrożenia. A gdy do wycieku dojdzie, firma musi poinformować klientów i organ nadzorczy w ciągu 72 godzin od jego wykrycia.
– Dostosowanie się do nowych przepisów wymagać będzie od przedsiębiorców ogromnego wysiłku organizacyjnego i konieczności przygotowania szeregu technicznych dostosowań – ocenia Włodzimierz Schmidt, prezes IAB Polska.
Nie warto lekceważyć nowych obowiązków. Przedsiębiorcy, który nie dopełni obowiązków informacyjnych czy nie zabezpieczy odpowiednio danych osobowych klientów, grozi kara w wysokości 4 proc. rocznych obrotów lub 20 mln euro.
JEDEN RACHUNEK W ZUS
Od 2018 r. szykują się rewolucyjne zmiany w rozliczeniach z ZUS. Tradycyjnie wzrosną składki na ZUS, ponieważ oblicza się je na podstawie prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W przyszłym roku przedsiębiorcy płacić będą miesięcznie 520,36 zł składki emerytalnej, 213,26 zł rentowej, 65,31 zł chorobowej, 47,98 zł wypadkowej i 65,31 zł na Fundusz Pracy. Razem: 912,22 zł. Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne na razie jest jeszcze nieznana.
Ale to nie wszystko. Do tej pory każdy rodzaj składki firmy wpłacały na odrębny rachunek. Od stycznia będzie tylko jedno konto, a podziałem składek zajmie się ZUS. Informację o nowym rachunku ZUS wysyła przedsiębiorcom listem poleconym. Jeśli ktoś go jeszcze nie otrzymał, może sprawdzić swój rachunek składkowy na stronie www.eskladka.pl. Po wpisaniu NIP i np. numeru PESEL pojawi się numer rachunku.
To ułatwienie, bo przedsiębiorca zamiast trzech lub czterech przelewów będzie musiał wykonać tylko jeden. Jednak to też pułapka. Wpłacona kwota w pierwszej kolejności pójdzie na uregulowanie należności wobec ZUS, o których przedsiębiorca może nie wiedzieć. Może się okazać, że nieświadomie zostanie pozbawiony np. prawa do ubezpieczenia zdrowotnego. Dlatego warto sprawdzić, czy w ZUS nie mamy zaległości.
„KONSTYTUCJA BIZNESU”
Niektóre nowe zasady rozliczania się z ZUS reguluje tzw. konstytucja biznesu. To pakiet zmian w kilku ustawach, które mają wejść w życie w marcu 2018 r. Pojawi się m.in. ulga na start. Rozpoczynający działalność przedsiębiorca przez pierwsze pół roku nie będzie musiał płacić składek na ubezpieczenie społeczne. Następnie przez dwa lata będzie mógł płacić składki na preferencyjnych warunkach, czyli tak jak obecnie.
Pojawi się też nowa forma prowadzenia biznesu, tzw. działalność nierejestrowana. Będą mogły z niej korzystać osoby fizyczne, które nie prowadziły działalności gospodarczej w ciągu ostatnich pięciu lat i których dochody nie przekraczają połowy minimalnego wynagrodzenia (od stycznia 1050 zł). Będą one zwolnione np. z obowiązku płacenia składek na ZUS. Rząd liczy na to, że w ten sposób „wyrwie” np. osoby udzielające korepetycji czy handlujące na aukcjach internetowych z szarej strefy. – To pozytywna zmiana. Nie można jednak pominąć ryzyka ukrywania dochodów ponad 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia – ostrzega Maja Jabłońska z firmy doradczej Grant Thornton.
„Konstytucja biznesu” przewiduje także, że zniknie REGON. Jedynym identyfikatorem przedsiębiorcy stanie się NIP.
MASZ KASĘ FISKALNĄ, AKCEPTUJ KARTY
Prawdopodobnie w 2018 r. przedsiębiorcy mający kasę fiskalną będą musieli zaoferować klientom przynajmniej jedną formę płatności bezgotówkowej. Może to być karta płatnicza, płatnicza aplikacja mobilna albo przelew bankowy. W grudniu zakończyły się konsultacje społeczne projektu „Zmiany niektórych ustaw w związku z rozwojem płatności elektronicznych”.
Resort finansów szacuje, że ten obowiązek obejmie 410 tys. firm, z czego dziś niespełna połowa nie ma terminalu płatniczego. Oznacza to, że ustawa z dnia na dzień podwoiłaby liczbę firm akceptujących karty (na koniec drugiego kwartału 2017 r. było ich niespełna 250 tys.).
Jednak firmy będą mogły skorzystać z dofinansowania w ramach projektu „Polska bezgotówkowa”. Zakłada on, że przez rok przedsiębiorca nie będzie płacił prowizji kartowych oraz nie zapłaci za korzystanie z terminalu płatniczego.
O rok natomiast odłożono obowiązek posiadania kasy fiskalnej online przez wybrane grupy przedsiębiorców. Taka kasa w czasie rzeczywistym lub z określoną częstotliwością ma przekazywać dane o transakcjach bezpośrednio z punktu handlowo-usługowego do Centralnego Repozytorium Kas. Dopiero od 1 stycznia 2019 r. takie kasy będą musiały posiadać warsztaty motoryzacyjne i wulkanizacyjne, a także sprzedawcy paliw.
NIEZAPŁACONA FAKTURA
W KOSZTY
Od ponad dekady obowiązuje ulga na złe długi w VAT. Firma, której nie zapłacono za towar lub usługę, może odzyskać zapłacony podatek VAT, jeśli od daty płatności minęło 150 dni. Od 1 stycznia 2018 r. ten termin skrócił się do 120 dni.
Podobna zasada będzie też obowiązywać w podatkach PIT i CIT. Dzisiaj jest tak: firma wystawia fakturę za wykonaną usługę. To dla niej przychód, a więc musi od niego zapłacić podatek. Nawet jeśli kontrahent za usługę nie zapłacił.
Być może w 2018 r. to się zmieni (ustawa nie trafiła jeszcze do Sejmu). Po upływie 120 dni od daty płatności niezapłaconą fakturę przedsiębiorca będzie mógł odjąć od przychodów, czyli pomniejszyć podatek. Z kolei dłużnik po upływie tego czasu będzie musiał doliczyć kwotę, której nie zapłacił, do swojego przychodu, czyli zapłaci wyższy podatek.
„SPLIT PAYMENT”, CZYLI PODZIELIĆ FAKTURĘ
Od 1 lipca 2018 r. zmieni się sposób płatności i rozliczeń podatku VAT. Pojawi się tzw. split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności. Ma on zapewnić większą stabilność wpływów z tytułu podatku VAT. Stosowanie „split payment” – przynajmniej na razie – będzie dobrowolne.
Jak to działa? Załóżmy, że firma A sprzedaje firmie B usługę za 1 tys. zł plus 23 proc. VAT. Kwota netto (1 tys. zł) trafi na rachunek bieżący firmy, a 230 zł podatku VAT na drugi rachunek VAT.
Podatnik będzie mógł dysponować środkami na rachunku VAT wyłącznie na określone cele, np. do zapłaty podatku VAT. – Na szczęście ustawa nie zakłada jeszcze, że organy podatkowe będą miały dostęp do środków zgromadzonych na rachunku VAT czy też że będą mogły samodzielnie dokonywać operacji finansowych na tym rachunku – mówi Wojciech Ostrowski, radca prawny w kancelarii Rachelski i Wspólnicy.
Żeby jednak przelać środki z rachunku VAT na rachunek bieżący, wymagana będzie zgoda naczelnika urzędu skarbowego.
Jakie będą korzyści dla firmy? Np. skrócenie do 25 dni zwrotu przez urząd skarbowy na rachunek VAT nadwyżki VAT. Wobec firmy stosującej „split payment” urząd skarbowy może też odstąpić od kar przewidzianych w ustawie o VAT.
A obawy? – Na przykład zagrożenie dla płynności finansowej przedsiębiorcy z uwagi na to, że podatnik będzie dysponował jedynie kwotą netto za sprzedany towar lub wykonaną usługę – mówi Ostrowski.

W 2018 R. FIRMY BĘDĄ MIESIĘCZNIE PŁACIĆ ZUS:
520,36 zł składki emerytalnej
213,26 zł rentowej
65,31 zł chorobowej (dobrowolna)
47,98 zł wypadkowej
65,31 zł na Fundusz Pracy

RAZEM: 912,22 zł