Niekiedy z powodu przeciągających się rozmów związanych z określeniem szczegółów ewentualnej współpracy [pomiędzy siecią handlową a producentem], np. warunków płatności, przedstawiciele sieci handlowej mogą ostatecznie zrezygnować z zamiaru składania zamówień. A przecież w tym czasie producent może przeprowadzić zaawansowane prace zmierzające np. do udoskonalenia towaru, który miał nadzieję dostarczać, a także do zwiększenia jego produkcji. Powstaje wtedy problem, czy w takiej sytuacji producent ma prawo twierdzić, że przedstawiciele sieci handlowej nie mogą już zrezygnować ze składania zamówień i muszą zgodzić się na odbieranie towaru, zgodnie z wyrażoną przez nich wstępną deklaracją.
Zgodnie z art. 66 kodeksu cywilnego ofertą jest każde oświadczenie woli, które zawiera dwa elementy: stanowczą propozycję zawarcia umowy oraz istotne jej postanowienia – wyjaśnia Stanisław Rachelski, radca prawny, wspólnik zarządzający Kancelarii Prawniczej Rachelski i Wspólnicy. Dodaje, że w powyższym przypadku nie zostaje jednak spełniony żaden ze wspomnianych warunków. Po pierwsze, należy zwrócić uwagę, że deklaracji wyrażanych w trybie przypuszczającym – np. „chcielibyśmy podpisać umowę” lub też „skłonni bylibyśmy zawrzeć umowę” – w żadnym wypadku nie można uznać za stanowcze wyrażenie woli zawarcia umowy. Dlatego też przedsiębiorca (w tym przypadku wykonawca), który ma wątpliwości, czy uzyskał potwierdzenie oferty, czy też została ona potraktowana jedynie jako zaproszenie do podjęcia rokowań, powinien niezwłocznie domagać się od przedstawicieli sieci handlowej odpowiednich wyjaśnień.
Po drugie, w myśl art. 68 kodeksu cywilnego przyjęcie umowy z zastrzeżeniem zmiany lub uzupełnienia jej treści poczytuje się jako nową ofertę – podkreśla Stanisław Rachelski. Jednocześnie wyjaśnia, że jeżeli rozmowy prowadzone pomiędzy stronami dotyczyły mało istotnych szczegółów zamówienia, tzn. minimalne warunki proponowanej umowy nie wymagały już żadnego uzupełniania, można uznać, że oferta została przyjęta. W obrocie profesjonalnym, czyli między przedsiębiorcami, możliwe jest bowiem przyznanie uprawnienia do uzupełnienia lub dookreślenia postanowień umowy. Wówczas odpowiedź na ofertę z wpisaniem nieistotnych zmian lub uzupełnień poczytuje się za jej przyjęcie. W takim przypadku strony wiąże umowa o treści określonej w ofercie z uwzględnieniem korekt zawartych w odpowiedzi na nią. Wynika to z przepisów art. 681 par. 1 kodeksu cywilnego.
Jednak zasada ta nie obowiązuje, gdy: w treści oferty wskazano, że może ona być przyjęta jedynie bez zastrzeżeń albo gdy oferent niezwłocznie sprzeciwił się włączeniu zastrzeżeń do umowy. Reguły tej nie stosuje się również wtedy, gdy druga strona w odpowiedzi na ofertę uzależniła jej przyjęcie od zgody oferenta na włączenie zastrzeżeń do umowy, ale zgody niezwłocznie nie otrzymała. Wyraźnie uregulowano to bowiem w art. 681 par. 2 kodeksu cywilnego.
