Elektroniczna rejestracja spółki nie zawsze prostsza

Mam pomysł na działalność gospodarczą. Postanowiłem ją prowadzić w formie spółki z o.o. Słyszałem, że można ją zarejestrować w systemie elektronicznym. Czy taki sposób jest rzeczywiście szybszy i mniej kłopotliwy? Czy przy internetowym zakładaniu spółki zadziała zasada jednego okienka, która zwalnia przyszłych przedsiębiorców uruchamiających działalność z obowiązku bezpośredniego kontaktowania się z urzędem statystycznym, oddziałem ZUS i urzędem skarbowym – pyta pan Bartłomiej.

W kodeksie spółek handlowych (k.s.h.) rzeczywiście przewidziano alternatywną możliwość utworzenia i rejestracji spółki z o.o. Przedsiębiorcy nie muszą już podpisywać umowy spółki w formie aktu notarialnego, lecz mogą załatwić wszystkie formalności przez internet.
Umowa spółki z o.o. może być zawarta przy wykorzystaniu wzorca udostępnianego w systemie teleinformatycznym.
Przyszli wspólnicy oraz osoby, które będą pełnić w tej spółce funkcje członków zarządu i ewentualnie rady nadzorczej, muszą zarejestrować się i zalogować na stronie: ems.ms.gov.pl. System nie wymaga podpisu w formie elektronicznej kwalifikowanej odpowiednim certyfikatem. Sam generuje podpis elektroniczny po wprowadzeniu do niego danych osób podpisujących umowę spółki (wspólników) oraz wniosek rejestracyjny (członków zarządu lub pełnomocnika procesowego). Formularz rejestrowy pozwala na zawarcie umowy spółki o treści proponowanej przez system. Modyfikacja umowy jest możliwa jedynie w zakresie jej podstawowych postanowień, takich jak: liczba wspólników, członków zarządu i długości ich kadencji, sposobu reprezentacji, zbycia, zastawienia lub umorzenia udziałów. I uwaga! Przy elektronicznej rejestracji spółki z o.o. bardzo istotne jest prawidłowe określenie przedmiotu jej działalności, czyli wybór właściwych kodów z Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Chodzi o to, że nie każdy rodzaj działalności może być wykonywany w takiej formie prawnej, jaką jest spółka z o.o. Niektóre są ustawowo zastrzeżone dla innych form prawnych. Dotyczy to takich rodzajów działalności, które z uwagi na złożoność lub sposób finansowania mogą być wykonywane wyłącznie w formie spółki akcyjnej.Przypisanie ich nowo rejestrowanej spółce z o.o.w systemie elektronicznym doprowadzi do negatywnego rozpatrzenia wniosku przez sąd.
Przy elektronicznej rejestracji nie jest też możliwe pokrycie wkładów w formie niepieniężnej (czyli w formie aportu). Tym samym wspólnik, który chciałby objąć w spółce zakładanej w formie elektronicznej udziały – przykładowo – za wnoszony do niej samochód – nie może tego uczynić na tym etapie. Wniesienie aportu do spółki zakładanej w systemie elektronicznym jest możliwe dopiero poprzez zmianę umowy spółki w drodze podwyższenia kapitału zakładowego, co odbywa się już w tradycyjny sposób przed notariuszem. Przy rejestracji elektronicznej nie zadziała też zasada jednego okienka. System nie przewiduje bowiem funkcji polegającej na złożeniu wraz z wnioskiem o rejestrację spółki w KRS wniosków o nadanie jej numeru NIP, REGON i zgłoszenia do ZUS. Te czynności trzeba wykonać, kontaktując się bezpośrednio z właściwymi urzędami. W większości przypadków elektroniczna rejestracja następuje szybciej o kilka dni w stosunku do tradycyjnej formy rejestracji, co w niektórych sytuacjach może być istotne. Taki sposób zakładania spółki jest również tańszy, ale mankamentem jest konieczność rejestracji wszystkich osób uczestniczących w składzie nowo zakładanej spółki (wspólników, członków zarządu i ewentualnie rady nadzorczej). Przy spółkach wieloosobowych z pewnością wydłuża to procedurę.

Podstawa prawna Art. 1571 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).

PORADA EKSPERTA

MICHAŁ TOMASIAK radca prawny, Kancelaria Prawnicza Rachelski i Wspólnicy

Przy tradycyjnym rejestrowaniu spółki obowiązuje zasada jednego okienka, której celem jest ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej poprzez usprawnienie procedury rejestracji. Składając wniosek do KRS, przedsiębiorca zobowiązany jest dołączyć odpowiednie wnioski i dokumenty niezbędne do uzyskania numerów REGON i NIP oraz ubezpieczenia społecznego, które następnie przesyłane są przez sąd rejestrowy do odpowiednich urzędów. W przypadku rejestracji spółki drogą elektroniczną zasada jednego okienka nie obowiązuje. Dlatego przedsiębiorca musi pamiętać o konieczności dostarczenia wspominanych wyżej wniosków i dokumentów odpowiednio do właściwego urzędu statystycznego, skarbowego oraz oddziału ZUS. Wpis do rejestru REGON (jak również zmiana wpisu lub skreślenie z rejestru) przedsiębiorców podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego następuje na podstawie wniosku RG-OP (do 8 listopada 2014 r. był to wniosek RG-1).

W przypadku elektronicznej rejestracji spółki przedsiębiorca zobowiązany jest złożyć wskazany wniosek bezpośrednio do właściwego ze względu na siedzibę spółki urzędu statystycznego w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis.Od 17 listopada 2014 r. istnieje również możliwość złożenia wniosku RG-OP w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfi kowanym za pomocą ważnego kwalifi kowanego certyfi katu lub profi lem zaufanym na platformie ePUAP. Do wniosku zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej należy dołączyć wydruk KRS wygenerowany przez system teleinformatyczny.

Wniosek o nadanie numeru NIP spółce należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym lub przesłać na jego adres w formie papierowej na formularzu NIP-2. Właściwym urzędem skarbowym będzie urząd właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub w przypadku podatników, którzy nie są rezydentami – duży urząd skarbowy. Informacje o właściwości można znaleźć na stronie internetowej danego urzędu skarbowego. Do formularza NIP-2 załącza się umowę spółki z o.o., którą można wydrukować w systemie elektronicznym, umowę najmu i zaświadczenie o prowadzeniu rachunku bankowego przez spółkę. Przedsiębiorca, który wybierze opodatkowanie podatkiem od towarów i usług, powinien złożyć dodatkowo formularz VAT-R. Termin do dokonania zgłoszenia identyfi kacyjnego jest uzależniony od sposobu rozliczania podatku. W przypadku podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego zgłoszenia należy dokonać przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków. Natomiast podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych zobowiązani są dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej deklaracji dotyczącej zaliczki na ten podatek.

Obowiązek zgłoszenia nowo powstałej spółki jako płatnika składek realizowany jest na formularzu ZUS ZPA, do którego załącznikiem jest wydruk KRS wygenerowany przez system teleinformatyczny. Właściwym zakładem ubezpieczeń do złożenia wniosku jest zakład, którego zakres terytorialny obejmuje miejsce, w którym znajduje się siedziba nowo rejestrowanego podmiotu.